公司采購部門流程管理制度（公司采購部門流程管理制度內(nèi)容）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于公司采購部門流程管理制度的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 1、采購的基本流程和崗位職責(zé)是什么?

• 2、急問：采購的流程和管理制度

• 3、采購管理制度是什么？

• 4、公司采購部門需要完善哪些方面的制度？

一、采購的基本流程和崗位職責(zé)是什么?

采購的基本流程：

接收采購計(jì)劃－詢比議價(jià)－決定－審核－跟催－收貨－付款－退貨。

相關(guān)的單據(jù)有：請購單、采購單、詢價(jià)單，采購暫收單、進(jìn)貨單、采購?fù)顺觥⒉少彯惓Ｍ顺龅取?/p>

崗位職責(zé)：

1、認(rèn)真執(zhí)行總公司采購管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，嚴(yán)格按采購計(jì)劃采購，做到及時(shí)、適用，合理降低物資積壓和采購成本。對購進(jìn)物品做到票證齊全、票物相符，報(bào)帳及時(shí)。

2、熟悉和掌握市場行情，按“質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉”的原則貨比三家，擇優(yōu)采購。注重收集市場信息，及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)反饋市場價(jià)格和有關(guān)信息。合理安排采購順序，對緊缺物資和需要長途采購的原料應(yīng)提前安排采購計(jì)劃及時(shí)購進(jìn)。

3、嚴(yán)把采購質(zhì)量關(guān)，物資選擇樣品供使用部門審核定樣，購進(jìn)大宗物資均須附有質(zhì)保書和售后服務(wù)合同。積極協(xié)助有關(guān)部門妥善解決使用過程中會(huì)出現(xiàn)的問題。

4、加強(qiáng)與驗(yàn)收、保管人員的協(xié)作，有責(zé)任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受損失。

5、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它各項(xiàng)工作。

擴(kuò)展資料：

采購流程：收集信息，詢價(jià)，比價(jià)、議價(jià)，評估，索樣，決定，請購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨檢收，整理付款。

采購價(jià)格構(gòu)成：供應(yīng)商成本的高低，規(guī)格與品質(zhì)，采購物料的供需關(guān)系，生產(chǎn)季節(jié)和采購時(shí)機(jī)，交貨條件，付款條件。

供應(yīng)商分類：原材料供應(yīng)商，小額服務(wù)性供應(yīng)商，臨時(shí)性供應(yīng)商。

合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)秀的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，高素質(zhì)的管理人員，穩(wěn)定的員工群體，良好的機(jī)器設(shè)備，良好的技術(shù)，良好的管理制度。

流程優(yōu)化

1、發(fā)現(xiàn)問題：此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么，而不是決策者。這是工業(yè)品銷售的基層環(huán)節(jié)。

2、項(xiàng)目可行性研究：這個(gè)階段使用者已經(jīng)將發(fā)現(xiàn)的問題向上層匯報(bào)，客戶內(nèi)部在醞釀要不要采購計(jì)劃、考慮預(yù)算等問題。

3、項(xiàng)目立項(xiàng)：這一階段一般會(huì)組建有使用部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門、決策部門等人員共同組成的項(xiàng)目采購小組。

4、確定采購的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：在這一階段，是客戶關(guān)于采購標(biāo)準(zhǔn)制定階段。通常由客戶使用部門和技術(shù)部門分析需求，再把需求轉(zhuǎn)化成采購標(biāo)準(zhǔn)。

5、招標(biāo)：采購標(biāo)準(zhǔn)制定好以后，客戶將以標(biāo)書的形式發(fā)布出來，準(zhǔn)備投標(biāo)的廠家拿到標(biāo)書就可以制定方案了。此時(shí)，不管銷售人員如何推薦本產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)，客戶一般不會(huì)改動(dòng)采購方案，除非發(fā)現(xiàn)了致命的缺陷。因?yàn)閷λ麄儊碚f，采購方案的改動(dòng)是“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的，成本很高。

6、項(xiàng)目評標(biāo)：客戶一般會(huì)與兩家以上的銷售廠家進(jìn)行洽談，以便進(jìn)行評估和比較，得到更好的商業(yè)條件。這個(gè)階段會(huì)確立首選供應(yīng)商。

7、合同審核：這一階段客戶會(huì)通過商務(wù)談判，努力爭取一些附加價(jià)值。產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格、數(shù)量以及付款方式等都是合同審核的內(nèi)容。

8、簽訂協(xié)議：本階段是簽訂合同，交付產(chǎn)品，實(shí)施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結(jié)束。真正的銷售這個(gè)時(shí)候才真正開始。銷售人員要按合同認(rèn)真履行承諾，準(zhǔn)時(shí)交貨，按進(jìn)度完成。了解客戶內(nèi)部采購流程，是工業(yè)品營銷說對話、找對人、做對事的前提。

參考資料：百度百科——采購流程

二、急問：采購的流程和管理制度

采購員工作流程

i 進(jìn)貨訂單

" 進(jìn)貨訂單 " 是進(jìn)貨業(yè)務(wù)的起點(diǎn)。

在企業(yè)的日常運(yùn)作過程中，經(jīng)常需要根據(jù)企業(yè)目前的經(jīng)營狀況制訂進(jìn)貨計(jì)劃，在本軟件中以輸入一張進(jìn)貨訂單實(shí)現(xiàn)。

ii 進(jìn)貨開票

當(dāng)進(jìn)貨業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，需要做一張 " 進(jìn)貨單 " 。

進(jìn)貨業(yè)務(wù)有兩種類型，訂單類進(jìn)貨和非訂單類進(jìn)貨；訂單類進(jìn)貨業(yè)務(wù)通過獲取進(jìn)貨訂單來進(jìn)行開進(jìn)貨票；非訂單類進(jìn)貨業(yè)務(wù)，直接開進(jìn)貨單。

" 進(jìn)貨單 " 存盤后生成一張 " 未審核進(jìn)貨單 " ；

只 " 保存 " 不 " 審核 " 的 " 進(jìn)貨單 " 不增加商品庫存；

只有經(jīng)過審核的 " 進(jìn)貨單 " 才增加商品庫存，同時(shí)增加 " 應(yīng)付賬款 " ；

在進(jìn)貨開票時(shí)可以選擇 " 最近進(jìn)價(jià) " 或 " 進(jìn)貨價(jià) " 作為缺省進(jìn)貨單價(jià)；

在開進(jìn)貨單的同時(shí)允許增加新供應(yīng)商、新商品或新職員。

iii 進(jìn)貨審核

進(jìn)貨單保存后生成一張 " 未審核進(jìn)貨單 " 。

" 未審核進(jìn)貨單 " 通過 " 進(jìn)貨審核 " 便成為 " 已審核進(jìn)貨單 " 。

" 進(jìn)貨審核 " 使商品的庫存數(shù)量增加，同時(shí)增加 " 應(yīng)付賬款 " 。

iv 進(jìn)貨退回

本模塊可以實(shí)現(xiàn)對進(jìn)貨退回單的管理和控制。

本模塊可以處理 " 原單進(jìn)貨退回 " 和 " 非原單進(jìn)貨退回 " 。

" 進(jìn)貨退回 " 將減少庫存數(shù)量。

v 進(jìn)貨結(jié)算

" 進(jìn)貨結(jié)算 " 模塊可以對已審核的但未結(jié)算清的進(jìn)貨單進(jìn)行結(jié)算。

" 進(jìn)貨結(jié)算 " 的結(jié)果使 " 應(yīng)付賬款 " 減少。

vi 預(yù)付款管理

在進(jìn)貨業(yè)務(wù)中，有些需要提前預(yù)付定金，本模塊便可實(shí)現(xiàn)該功能。

做進(jìn)貨結(jié)算時(shí)，可以用預(yù)付款沖抵應(yīng)付款。

當(dāng) " 進(jìn)貨結(jié)算單 " 上的 " 付款總額 " 大于 " 付款合計(jì) " 時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將余款轉(zhuǎn)為預(yù)付款。

預(yù)付款應(yīng)可輸負(fù)數(shù)。

采購部工作流程與管理制度

1、 總則

為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。采購部經(jīng)理對采購員及庫管員進(jìn)行考核和管理。

2、 采購部經(jīng)理職責(zé)：

1) 負(fù)責(zé)組織公司所銷售產(chǎn)品的采購

2) 對庫房的管理工作負(fù)責(zé)。

3) 做好銷售員與供方之間的聯(lián)系工作。

4) 幫助銷售員作好產(chǎn)品的選型及推薦新產(chǎn)品的工作。

5) 對本部門員工制度執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。

6) 對本部門員工的專業(yè)知識培訓(xùn)負(fù)責(zé)。

7) 對員工進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎(jiǎng)勵(lì)或處罰建議。

8) 嚴(yán)格內(nèi)部管理，抓好各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)，對本部門辦公設(shè)備的使用及管理負(fù)責(zé)。責(zé)任到人，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)提出獎(jiǎng)懲建議。

9) 負(fù)責(zé)制定工作計(jì)劃，監(jiān)督工作計(jì)劃的執(zhí)行及完成情況。

3、 庫管員職責(zé)：

1) 早盤查（點(diǎn)貨備發(fā)）、晚清帳（當(dāng)日工作當(dāng)日完）。

2) 提供及時(shí)準(zhǔn)確的貨物，做好后勤保障。具體要求：訂單一發(fā)，必須及時(shí)、清晰、準(zhǔn)確的了解貨物的運(yùn)行狀態(tài)，即時(shí)登報(bào)信息，直至合同完成、存檔。

3) 負(fù)責(zé)庫房日常管理事務(wù)。

4) 檢查庫存產(chǎn)品狀況。

5) 按規(guī)定收發(fā)物料。

6) 物料進(jìn)庫儲(chǔ)位的籌劃與排放，

7) 填寫庫房相關(guān)數(shù)字登錄到ERP。

8) 配合盤點(diǎn)庫房產(chǎn)品工作的具體執(zhí)行。

9) 物料的搬運(yùn)和庫房廢次品的回收及保管。

10) 對來料來貨及時(shí)入庫，儲(chǔ)放安全以防倒塌、遺失或變質(zhì)。

11) 維護(hù)和管理搬運(yùn)工具。

4、 流程：

1) 采購流程：

A 收到銷售部從ERP發(fā)來的訂單

B 審批確認(rèn)

C 詢價(jià)、比價(jià)

D 采購部經(jīng)理審批（重大合同向公司領(lǐng)導(dǎo)請示）

E 簽訂采購合同

F 復(fù)印后，將原始合同整理裝訂年末存檔

2) 付款流程：

A 在ERP內(nèi)錄入付款申請單

B 采購部經(jīng)理審核

C 副總經(jīng)理審批

D 財(cái)務(wù)部付款。

3) 收貨流程：

A 直發(fā)：

a. 根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)程督促供貨方按期交貨

b. 供貨方傳真提貨單

c. 通知銷售內(nèi)勤已發(fā)貨

d. 銷售部內(nèi)勤傳真提貨單至最終用戶并確認(rèn)

e. 采購員辦理入庫手續(xù)

f. 銷售部內(nèi)勤辦理相應(yīng)的出庫手續(xù)

B 轉(zhuǎn)發(fā)：

a. 根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)程督促供貨方按期交貨

b. 供貨方傳真或郵寄提貨單

c. 通知辦公室相關(guān)人員提貨

d. 提貨人員將貨物交庫管員并辦理交接手續(xù)

e. 采購員清點(diǎn)貨物并辦理ERP入庫手續(xù)

4) 收進(jìn)項(xiàng)發(fā)票流程：

a. 催供貨方開具發(fā)票

b. 核對開票內(nèi)容

c. 錄入ERP

d. 將發(fā)票交財(cái)務(wù)部簽收。

5) 出庫流程：

a. 庫管員收到銷售部銷售內(nèi)勤發(fā)出的ERP出庫申請

b. 庫管員備貨并復(fù)核

c. 交辦公室發(fā)貨

d. 辦公室將用戶簽字的送貨單或發(fā)貨單交銷售內(nèi)勤

5、 采購管理制度：

1) 建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄。

2) 建立、建全比價(jià)制度，保證采購設(shè)備的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。

3) 建立客戶資料管理（表）冊，新客戶開發(fā)一覽表，競爭同行動(dòng)向一覽表，售后服務(wù)管理表。

4) 每周末將上周付款、欠款、欠票情況進(jìn)行匯總在周例會(huì)上做總結(jié)，并提出本周用款計(jì)劃。

5) 簽訂采購合同后，應(yīng)全面了解發(fā)貨情況，如不能及時(shí)供貨，應(yīng)將原因提前十日通知銷售內(nèi)勤

6) 所有貨物一律開箱驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)和供應(yīng)商聯(lián)系，盡早解決。

7) 采購部負(fù)責(zé)所采購貨物的入庫手續(xù)。貨到后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)貨完畢后，及時(shí)按操作規(guī)程準(zhǔn)確登錄ERP。

8) 采購部每月5日前，將上一月的采購合同編號整理成冊

9) 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。

6、 庫房管理制度：

1) 庫房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進(jìn)入庫房，拒絕任何人在庫房逗留。

2) 保持庫房的整潔、有序。庫區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。

3) 所有貨物依據(jù)銷售部門或合同號合理存放。

4) 任何出入庫物品都要履行手續(xù)，見單發(fā)貨，領(lǐng)用登記。

5) 保證貨物完整出庫、應(yīng)有裝箱單、發(fā)貨清單（一式兩份）和回執(zhí)。保證貨物和備品的及時(shí)、準(zhǔn)確出庫。

6) 接到出庫申請后根據(jù)合同內(nèi)容進(jìn)行備貨，并由領(lǐng)貨人簽字方可辦理出庫。

7) 出庫返回單，應(yīng)由銷售內(nèi)勤保管（需方簽字）。

8) 對客戶所需樣品及實(shí)驗(yàn)品，庫管員及時(shí)登記領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、退回時(shí)間。退回后應(yīng)妥善保管。

9) 庫管員每月第三周的周六對庫房盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)結(jié)果在次日報(bào)副總經(jīng)理。

10) 違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。

采購員崗位職責(zé)

1、 在采購經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下，嚴(yán)格按照公司規(guī)定的報(bào)價(jià)原則進(jìn)行對外報(bào)價(jià)。

2、 凡與經(jīng)銷產(chǎn)品相關(guān)的廠家代理資質(zhì)、培訓(xùn)計(jì)劃、促銷政策、獎(jiǎng)勵(lì)、返點(diǎn)、廠家資源的掌握、價(jià)格體系更新等必須做到了如指掌，落實(shí)到人。

3、 要積極主動(dòng)配合業(yè)務(wù)部門做好每個(gè)項(xiàng)目方案，并與業(yè)務(wù)部門達(dá)成共識。

4、 采購員要嚴(yán)格按流程執(zhí)行并每做到貨比三家，控制降低采購成本，對供應(yīng)商進(jìn)行管理及考評，每年按一定比例更新供應(yīng)商（形成表單）。

5、 承擔(dān)所負(fù)責(zé)區(qū)域產(chǎn)品項(xiàng)目的標(biāo)書制作、現(xiàn)場答議、評委協(xié)調(diào)等與投標(biāo)有關(guān)一切事宜，對于臨時(shí)應(yīng)急在客戶部不能給予支持的前提下，必須與用戶進(jìn)行深層感情溝通后再進(jìn)行投標(biāo)。

6、 協(xié)助經(jīng)理搞好供貨渠道建設(shè)。

7、 嚴(yán)格執(zhí)行合同管理規(guī)定，要按時(shí)簽訂，不得延誤，并在第一時(shí)間將合同傳遞給與項(xiàng)目相關(guān)的人員。

8、 負(fù)責(zé)客戶部項(xiàng)目執(zhí)行中與技術(shù)部、財(cái)務(wù)部的協(xié)調(diào)及結(jié)算信息的傳遞。

9、 綜合調(diào)配公司庫存資源，訂貨時(shí)掌握好實(shí)際庫存和在途物料情況，在有庫存的情況下要以先出庫存為主。

10、參加本部門員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

11、樹立索福公司的專業(yè)形象，保證索福公司的名譽(yù)不受到侵害。

采購經(jīng)理工作職責(zé)

1、 嚴(yán)格按照公司規(guī)定的報(bào)價(jià)原則進(jìn)行對外報(bào)價(jià)。

2、 確保每月的發(fā)票正常收回。

3、 凡與經(jīng)銷產(chǎn)品相關(guān)的廠家代理資質(zhì)、培訓(xùn)計(jì)劃、促銷政策、獎(jiǎng)勵(lì)、返點(diǎn)、廠家資源的掌握、價(jià)格體系更新等必須做到了如指掌，落實(shí)到人。

4、 要積極主動(dòng)配合業(yè)務(wù)部門做好每個(gè)項(xiàng)目方案，并與業(yè)務(wù)部門達(dá)成共識。

5、 采購要嚴(yán)格按流程執(zhí)行并做到貨比三家，控制降低采購成本，對供應(yīng)商進(jìn)行管理及考評，每年按一定比例更新供應(yīng)商（形成表單）。

6、 密切與供應(yīng)商的合作關(guān)系，做到投入、細(xì)致、深知，達(dá)到低價(jià)、快速、及時(shí)供貨。

7、 嚴(yán)格執(zhí)行合同管理規(guī)定，要按時(shí)簽訂，不得延誤，并在第一時(shí)間將合同傳遞給與項(xiàng)目相關(guān)的人員。

8、 負(fù)責(zé)客戶部項(xiàng)目執(zhí)行中與技術(shù)部、財(cái)務(wù)部的協(xié)調(diào)及結(jié)算信息的傳遞。

9、 綜合調(diào)配公司庫存資源，訂貨時(shí)必須要了解當(dāng)前庫存情況，在有庫存的情況下要以先出庫存為主。

10、 負(fù)責(zé)門市產(chǎn)品選型、市場導(dǎo)向、宣傳資料。

11、 組織本部門員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)

12、 樹立公司的專業(yè)形象，保證公司的名譽(yù)不受到侵害。

三、采購管理制度是什么？

采購管理制度是指以文字的形式對采購組織工作與采購具體活動(dòng)的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等做出的具體規(guī)定。

為了規(guī)范采購工作，提高采購工作的效率，我們必須建立健全多種采購管理制度，以此作為采購人員與采購部門的工作準(zhǔn)則與行為規(guī)范，以保證采購工作健康、有序、高效地運(yùn)行，從而圓滿地完成采購任務(wù)，滿足企業(yè)其他部門對采購業(yè)務(wù)的要求。

企業(yè)采購管理制度應(yīng)體現(xiàn)以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

1、文字化

任何制度都是以文字的形式表示出來的，采購制度也不例外。制度不是上級的口頭命令或要求，口說無憑，應(yīng)以文字的形式固定下來，作為大家共同的行動(dòng)綱領(lǐng)，對任何人、任何采購活動(dòng)均起規(guī)范作用。文字化的采購制度可以張貼起來，也可以打印成冊，分發(fā)給每一個(gè)采購人員，要求大家領(lǐng)會(huì)其內(nèi)容，自覺地按采購制度要求自己。

2、可行性

任何企業(yè)的采購制度都應(yīng)在充分考慮企業(yè)內(nèi)外部條件、企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、行業(yè)特點(diǎn)以及采購人員本身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上制定，應(yīng)切實(shí)可行。

不同類型企業(yè)的采購制度可以有差異，即使是同一個(gè)企業(yè)在不同時(shí)期也應(yīng)有不同的采購制度，我們反對照搬照抄和一成不變的采購制度，強(qiáng)調(diào)采購制度在實(shí)施貫徹中的切實(shí)可行性，而不是僵化的教條與清規(guī)戒律。

四、公司采購部門需要完善哪些方面的制度？

這個(gè)比較多：\x0d\x0a下面是3個(gè)最近本的：\x0d\x0a1，采購管理控制流程（最基本的）：包括這幾個(gè)方面：如何接收內(nèi)部需求，如何確認(rèn)需求的正確及反饋，詢價(jià)的范圍，詢價(jià)的方式，合同模板，合同審批流程及權(quán)限，合同簽訂后如何管理\x0d\x0a2，進(jìn)貨檢驗(yàn)流，供應(yīng)商送貨標(biāo)準(zhǔn)，如何接收貨物，如何送檢，合格入庫辦法，不合格品如何處理，供應(yīng)商如何領(lǐng)取不良品。\x0d\x0a3，供應(yīng)商管理程序：新供應(yīng)商如何引入，供應(yīng)商如何保持供貨能力，供應(yīng)商如何PHASE OUT。每一步都需要那些人參與，何時(shí)參與，職責(zé)如何。具體的你可以找找相關(guān)資料\x0d\x0a還有更詳細(xì)的，每個(gè)公司需要根據(jù)自己的實(shí)際情況制定，簡單舉幾個(gè)例子：\x0d\x0a\x0d\x0a1，自制外包流程2外協(xié)物料控制，3供應(yīng)商選擇評價(jià)4，供應(yīng)商終止合作流程5，供應(yīng)文件控制流程6，供應(yīng)商工裝模具控制流程7，供應(yīng)商績效評估流程等等 \x0d\x0a另外，對部門內(nèi)部控制：\x0d\x0a1，采購人員績效評價(jià)，前提是必須每個(gè)采購人員有當(dāng)年的詳細(xì)工作計(jì)劃（必須可衡量，并且有一定難度，難度以通過努力可以達(dá)到為準(zhǔn)）,\x0d\x0a2，對物料進(jìn)行分類，采購員最好也按物料類管理，對所有物料，供應(yīng)商的管理必須提交物資策略，物資策略是由采購員制定，但必須是經(jīng)過公司高層審批過，而不是采購部自己審批，供應(yīng)商管理必須遵守該審批過的策略，策略需要根據(jù)公司的實(shí)際情況更新，例如每半年review一次，如果策略變更，需要提交高層審批（高層應(yīng)該包括，采購，研發(fā)，銷售，質(zhì)量控制，生產(chǎn)）。

以上就是關(guān)于公司采購部門流程管理制度相關(guān)問題的回答。希望能幫到你，如有更多相關(guān)問題，您也可以聯(lián)系我們的客服進(jìn)行咨詢，客服也會(huì)為您講解更多精彩的知識和內(nèi)容。

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