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采購計劃管理流程（采購計劃管理流程的增值方式）

發(fā)布時間：2023-04-07 10:17:55 稿源：創(chuàng)意嶺閱讀： 138

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本文目錄:

1、采購的主要流程
2、項目采購的具體流程
3、采購管理制度及采購流程
4、采購計劃的編制流程

采購計劃管理流程（采購計劃管理流程的增值方式）

一、采購的主要流程

采購管理有哪些重要流程？

為了保持采購管理流程的公平、透明和高效，對采購流程的良好理解是關(guān)鍵。

每個采購管理流程都涉及多個要素，包括需求確定、供應(yīng)商研究、價值分析、提出采購請求、審查階段、采購訂單轉(zhuǎn)換、合同管理、收到訂單的監(jiān)控/評估、三向匹配、付款履行和記錄保持。以下是采購流程中的重要階段：

1、制定計劃

采購流程的需求識別階段使企業(yè)能夠制定準確的計劃，及時以合理的成本采購商品和服務(wù)。

2、采購申請

采購申請是內(nèi)部用戶/客戶提出的采購需求，尋求采購團隊的幫助以滿足現(xiàn)有需求。它包含采購正確的商品、服務(wù)或工程所需的關(guān)鍵信息。

3、列出潛在供應(yīng)商并對其進行分析

一旦請購單獲得批準并生成采購訂單，采購團隊將制定個人采購計劃并勾勒出相應(yīng)的招標流程。制定可能提供商品/服務(wù)的供應(yīng)商清單。在此過程中使用基本的在線搜索或更正式的措施。

此步驟的目標是評估潛在供應(yīng)商。定價、服務(wù)質(zhì)量、行業(yè)聲譽和認可度、保修和保證條款以及客戶服務(wù)是一些評估措施。評估后，該協(xié)議將授予提供最大價值和最佳市場定價的供應(yīng)商。

4、評估和簽約

一旦招標過程正式結(jié)束，采購團隊將與評估委員會一起審查和評估供應(yīng)商報價，以確定哪個供應(yīng)商最適合滿足現(xiàn)有需求。通過詳細的合同分析和談判，可以發(fā)現(xiàn)更多降低成本的選擇，包括動態(tài)折扣。

5、訂單管理與發(fā)票審批

供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)交付承諾的商品/服務(wù)。收到貨物后，購買者檢查訂單并將收到的物品的任何問題通知供應(yīng)商。

在此步驟中，將采購訂單、包裝單（隨訂單一起送達）和供應(yīng)商發(fā)票三份文件對齊并進行核對，以查明差異并確保交易準確無誤。一旦發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)予以解決。

如何借助系統(tǒng)軟件簡化采購流程

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二、項目采購的具體流程

1、計劃采購管理

采購首先在項目規(guī)劃階段確定。對于每一個外部承包商，都需要一份工作說明書（SOW）作為一份概述所承包工程的文件。

然而，在簽訂合同之前，是一份征求建議書，其中多個承包商可以對工作進行投標，項目經(jīng)理可以從他們的投標中確定誰將獲得合同。

這些請求是經(jīng)過深思熟慮的，因為是整個項目的指導(dǎo)文件，越具體越好。這避免了以后的混亂，有助于制定更準確的計劃。

該流程收集在采購管理計劃中，包括需求文件、風險登記、活動資源需求、項目進度、活動成本估算等。

為了指導(dǎo)這些決策，有一些工具和技術(shù)，比如自制或購買分析，可以幫助確定活動是否需要外部供應(yīng)商，或者可以在內(nèi)部完成。尋求專家的幫助、進行市場調(diào)查和與利益相關(guān)者會面也有助于指導(dǎo)這一決策。

2、進行采購

在完成第一階段的文書工作后，進行采購階段是研究返回的投標并確定接受哪個投標的階段。然而，在決定之前，應(yīng)該有一個適當?shù)臉藴蕘頉Q定哪個投標最適合該項目，并且適合你的物流管理。然后簽署協(xié)議，更新項目管理計劃。

通過與投標人舉行會議，掌握評估建議書的技巧，并進行獨立評估，以確保投標在正常范圍內(nèi)，從而確定中標人。向你所在領(lǐng)域的專家尋求建議，了解他們的觀點，這并沒有什么壞處。

你也可以運用一些分析技巧。廣告是確保你投放盡可能廣泛的好方法，你可以根據(jù)所有潛在的投標人來決定。然后是采購談判，需要調(diào)整最終合同以滿足你和承包商的需求。你應(yīng)該使用采購訂單記錄你訂購的商品/服務(wù)的價格、數(shù)量、交付窗口和付款條件。

3、控制采購

一旦簽訂合同，這些承包商的管理必須納入總體管理職責。承包商可能會對預(yù)算和進度產(chǎn)生負面影響，從而導(dǎo)致項目偏離軌道或更糟。

因此，定期更新狀態(tài)對于審查承包商協(xié)議、獲取進度更新和審查工作績效是必要的，以確保承包商滿足其合同中概述的要求。盡管你雇傭承包商是因為他們是這方面的專家，但你仍然需要監(jiān)控和跟蹤他們的工作，以確保工作按計劃進行。

最好簽訂變更控制系統(tǒng)合同，并定期進行采購績效審查，包括檢查和審計，以確保工作正常進行。績效報告也有助于讓管理者了解情況。支付系統(tǒng)、索賠管理和記錄管理系統(tǒng)都需要到位。工作指令必須包括承包商正在執(zhí)行的工作的所有細節(jié)，以便于績效監(jiān)控。

4、完成采購

正如有一個開始采購的流程一樣，也需要一個到位的流程來完成采購。應(yīng)在與承包商的初始協(xié)議中詳細說明已完成工程的構(gòu)成，因此，任何一方都不應(yīng)混淆工程何時完成。

保險和擔保通常也需要正式免除責任。這可以確保合同的價值和完工日期沒有未完成的變更。

采購審核有助于這一過程，并進行結(jié)構(gòu)化的采購談判。還需要一個記錄管理系統(tǒng)來管理采購過程這一階段涉及的所有文書工作。

8Manage PM系統(tǒng)如何幫助項目采購

擁有正確的工具可以使項目管理采購更加有效。8Manage PM提供了豐富實用的功能，讓你實時跟蹤和管理項目采購。你可以規(guī)劃采購合同，還能記錄采購合同的開始時間和計劃結(jié)束時間。狀態(tài)更新，包括采購付款，都會立即反映在實時儀表板上。你可以跟蹤承包商的進度，以確保項目按計劃進行。

8Manage 采購業(yè)務(wù)與項目實時連通，通過交易內(nèi)容（產(chǎn)品、服務(wù)及報價等）、采購及付款等合同管理，自動連上供應(yīng)商、采購計劃及供應(yīng)商的應(yīng)付款，及時處理付款及發(fā)票。所有項目信息集中在一頁面，管理人員可以立即關(guān)注所有事情，更輕松地管理多個文檔和工作流程。不僅可以看到項目是否按計劃進行，還可以管理為該項目進行的任何采購。聯(lián)系我們即可觀看系統(tǒng)演示。

三、采購管理制度及采購流程

采購管理制度及采購流程：

一、管理制度

建立供應(yīng)商信息管理（電子表格）、售后服務(wù)管理表。建立和完善價格比較制度，保證所購產(chǎn)品的質(zhì)量和可負擔性。

月末將關(guān)鍵月份的繳費情況、拖欠情況、拖欠票數(shù)進行匯總，并提出下月的繳費方案。采購合同簽訂后，應(yīng)當取得貨物交付情況的全部資料，不能按期交付的，應(yīng)當提前兩天告知請購單位或者申購人。

所有貨物均應(yīng)開放接受，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，并盡快加以解決。驗收合格后，應(yīng)當在一個工作日內(nèi)完成倉儲手續(xù)。

二、采購流程

采購要求-采購計劃-尋找供應(yīng)商-詢價、價格、談判-采購談判-簽訂合同（確定付款條件、分配方法、售后服務(wù)）-交貨驗收（倉庫管）-質(zhì)量檢查（不合格品退回）-收入調(diào)節(jié)-財務(wù)結(jié)算。

采購計劃管理流程（采購計劃管理流程的增值方式）

采購的原則

采購決策應(yīng)該以正確的商業(yè)導(dǎo)向為基礎(chǔ)，反映跨職能的方法，并且以改善公司的采購底線成本為目的。采購決策不能孤立地制定，并且不能僅以采購業(yè)績的最優(yōu)為目標。制定采購決策時應(yīng)該考慮這些決策對于其他主要活動的影響。

因此，制定采購決策需要以平衡所有總成本為基礎(chǔ)。例如，在購買一條新的包裝流水線時，不僅要考慮初始投資，而且要考慮將來用于購買輔助設(shè)備、備件和服務(wù)的成本。

四、采購計劃的編制流程

采購計劃，是指企業(yè)管理人員在了解市場供求情況，認識企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中和掌握物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對計劃期內(nèi)物料采購管理活動所做的預(yù)見性的安排和部署。以下是我為大家整理的關(guān)于采購計劃的編制流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!

采購計劃的編制流程圖

采購計劃管理流程（采購計劃管理流程的增值方式）

采購流程管理

一、尋價

(一)明確原材料采購要求

1、根據(jù)具體使用

確認要求：

(1)技術(shù)人員或者提出需求人員提出物料采購要求(包括產(chǎn)品的型號、技術(shù)參數(shù)、材質(zhì)等);

(2)提出部門提出物料要求，采購根據(jù)采購小樣，試產(chǎn)后再由提出人確認物料具體要求(針對不明

確物料需求的情況)。

2、采購人員整理原材料采購要求，供后續(xù)采購提供依據(jù)，如有更改生產(chǎn)及時通知采購部門。

(二)供應(yīng)商的開發(fā)

1、通過多方信息渠道收集相關(guān)供應(yīng)商或承包商的資料，至少尋找3家以上的供應(yīng)商;電話或QQ、旺旺與這些供應(yīng)商或承包商進行初步的溝通：索要相關(guān)技術(shù)資料、報價表等，必要時可要求寄樣品以供我們測試;

2、初步比較后找相對合適的3家(或以上)作實質(zhì)性的溝通(對用量大或重要的原材料必要時需進行實地考核綜合評估)，通過價格、性能、服務(wù)等相關(guān)方面的因素形成《尋價格表》，并依此作為選用供應(yīng)商的依據(jù)。

3、跟蹤樣品到貨及使用情況;

4、各項考察合格后可進行初步合作：打樣、小批量采購等;

5、初步合作完成作一個評定，確定合格后選取為合格供應(yīng)商或加工商，如仍存在問題要求其限期改善，直至達到我方的標準。

二、采購過程的實施

(一)采購申請：

1、產(chǎn)品物料的采購申請由倉庫根據(jù)最低庫存提出申請，經(jīng)主管部門經(jīng)理批準后交采購部經(jīng)理確認簽收;采購人員制作采購計劃并根據(jù)要求進行供應(yīng)商選擇與實施采購;

2、辦公、生活用品由行政部門提出申請，經(jīng)主管部門經(jīng)理批準后交采購部簽收(特殊情況也可由行政部自行采購);

(二)采購實施：

1、采購首先選擇好合適的供應(yīng)商并做好物料訂單，經(jīng)采購經(jīng)理簽字確認后傳真到供應(yīng)商并要求供應(yīng)商制作采購單(購銷合同)簽章確認后回傳，采購人員核對型號、數(shù)量、價格、到貨日期等、，確認無誤后再回傳到供應(yīng)商處要求進行生產(chǎn)與發(fā)貨，采購原件采購人員整理并跟蹤合同的到貨情況;

2、辦公、生活用品的采購經(jīng)采購部初步估價后向財務(wù)部借支現(xiàn)金，直接到市場購買，月用量)大的物料應(yīng)找好一兩家合適的商家固定供應(yīng)。

(三)采購跟進：

1、所有采購單(購銷單)都應(yīng)匯總到《采購計劃表》上，以便統(tǒng)一管理;

2、采購交期應(yīng)及時做好采購計劃表中的《供應(yīng)商交貨進度表》，依此作為跟進交貨和溝通的依據(jù);

3、物料到公司由采購人員簽收并及時確認數(shù)量與質(zhì)量，對于壞料立即退貨、少料要求補料;

4、倉庫每天4：30點前把訂單物料入庫單交一聯(lián)到采購部，采購部單核對當天入庫單與快遞單并記錄到匯總表上，以備查詢。

與及時跟進。

(四)采購財務(wù)管理

1、采購尋價表里了解發(fā)票與付款信息，跟蹤訂單的付款及發(fā)票到司情況，并及時做記錄;

(五)供應(yīng)商管理：

1、在采購整個過程中及時錄入《采購計劃表》中的《供應(yīng)商評價表》;

2、定期(每季度)對所有協(xié)力廠商在產(chǎn)能、品質(zhì)控制、價格、服務(wù)等多方面進行評估，具體見《目錄》;