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管理流程優(yōu)化的常用方法(管理流程優(yōu)化的常用方法有)
大家好!今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于管理流程優(yōu)化的常用方法的問題,以下是小編對(duì)此問題的歸納整理,讓我們一起來看看吧。
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本文目錄:
一、企業(yè)如何做好流程管理?
你好,企業(yè)流程管理主要可以通過以下十個(gè)步驟來做好:
第一步,我們要識(shí)別環(huán)境。這里的環(huán)境包括外部環(huán)境和內(nèi)部因素。比如外部的宏觀環(huán)境,行業(yè)環(huán)境,政策監(jiān)管,技術(shù)進(jìn)步,市場(chǎng)環(huán)境,市場(chǎng)驅(qū)動(dòng),替代,供應(yīng)商,競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,客戶需求等等。
內(nèi)部的因素包括公司戰(zhàn)略,業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu),組織架構(gòu),崗位配置,規(guī)章制度,信息化程度,表單報(bào)表,管理文化,團(tuán)隊(duì)成熟度等等。
第二步,明確目標(biāo)。流程管理的目標(biāo)應(yīng)該有兩個(gè),一個(gè)是提高組織運(yùn)行效率,另外一個(gè)是加強(qiáng)組織控制能力。因?yàn)槠髽I(yè)正是在這樣看似矛盾的激勵(lì)和約束框架中,不斷的發(fā)展和進(jìn)步的。
第三步,確定理念。流程管理與職能管理最大的區(qū)別在理念上,企業(yè)啟動(dòng)流程管理,一定要建立客戶服務(wù)的理念,而職能管理更多強(qiáng)調(diào)的是等級(jí)和規(guī)則。
第四步,搭建架構(gòu)。搭建流程架構(gòu)和設(shè)計(jì)流程目錄是一個(gè)系統(tǒng)工程。如果說前面的三步驟比較務(wù)虛,那么搭建流程架構(gòu)和設(shè)計(jì)流程目錄就是務(wù)實(shí)工作。
第五步描述現(xiàn)狀。接下來的工作就是要細(xì)致入微的了解各個(gè)流程系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行狀態(tài),也就是流程就是什么人,依據(jù)什么前提,輸入什么資源,提供什么活動(dòng)以及輸出什么成果的持續(xù)過程。
第六步是透視流程。透視流程就是發(fā)流程圖,把那些看不見,摸不到的業(yè)務(wù)進(jìn)行顯性化。
第七步驟聚焦重點(diǎn)。在執(zhí)行的過程之中,我們要明確一些管理側(cè)重點(diǎn),并且在過程中不斷的檢驗(yàn),最終提出更有價(jià)值的管理層議題。在推進(jìn)流程管理工作過程中,工作重點(diǎn)是石法法流程圖,把更多精力放在省市業(yè)務(wù)現(xiàn)狀,改善管理措施,提高管理效率和實(shí)施效果上來盒將短期內(nèi)影響工作效率,綠的環(huán)節(jié)有效提煉出來,從而在機(jī)制上研究和制定各項(xiàng)管理改進(jìn)措施。
第八步驟是優(yōu)法流程。優(yōu)化流程的方法有很多,這里包括三層的含義。一,規(guī)范法。第二,表單化或者成果化,無論是一個(gè)活動(dòng)步驟,還是一個(gè)完整流程,都必須有輸入,有輸出,并且通過不斷提高輸出標(biāo)準(zhǔn),逐步提高業(yè)務(wù)能力和水平。三,信息化,各項(xiàng)管理工作在有條件的情況下,要盡可能積累數(shù)據(jù),并通過數(shù)據(jù)分析做出改善管理工作的實(shí)際行動(dòng)。
第九個(gè)步驟是發(fā)布手冊(cè)。做管理不是搞時(shí)尚,而是要落地和持續(xù)新的流程,需要明確流程的負(fù)責(zé)人,強(qiáng)調(diào)流程管理的地位和價(jià)值。
第十步驟,塑造文化。企業(yè)引進(jìn)任何管理方法和工具,對(duì)員工來說都是新生的事物,要落地,必須要與企業(yè)的文化相結(jié)合。這就意味著企業(yè)的使命愿景和價(jià)值觀,這些根本不能動(dòng),要讓流程的思想,方法,政策等著到管理工作當(dāng)中去。最直接的做法就是企業(yè)管理中遇到任何問題,管理層有提議,用流程的思想對(duì)問題進(jìn)行梳理,通過流程優(yōu)化方式對(duì)問題加以系統(tǒng)解決。
二、如何優(yōu)化企業(yè)流程管理
摘要:第一步,通過對(duì)現(xiàn)狀問題調(diào)研總結(jié),建立流程優(yōu)化框架,包括支撐流程運(yùn)作的業(yè)務(wù)組織職責(zé)分工、流程優(yōu)化的目標(biāo)、流程運(yùn)作的整體框架、流程中相關(guān)術(shù)語和分類定義的統(tǒng)一等,明確優(yōu)化的整體方向。第一步優(yōu)化討論必須在主管該流程領(lǐng)域的高層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人間形成共識(shí);第二步,進(jìn)入具體流程的優(yōu)化,基于可運(yùn)作的現(xiàn)實(shí)以及可改進(jìn)的方向,考慮和現(xiàn)有業(yè)務(wù)的承接和延續(xù)性,因此第二步的優(yōu)化必須在流程相關(guān)運(yùn)作部門間形成共識(shí);第三步,流程表單模板的優(yōu)化,大量的實(shí)際操作是通過表單模板來落實(shí)的,因此需通過表單模板優(yōu)化建立流程易于落實(shí)的工具。在具體項(xiàng)目推進(jìn)上,可以此三步分別設(shè)置關(guān)鍵里程碑,以有效的控制流程優(yōu)化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。一個(gè)企業(yè)開展全面的流程管理一般經(jīng)歷流程體系建設(shè)、流程實(shí)施推廣、流程持續(xù)評(píng)估改進(jìn)三個(gè)階段,其中第一階段的流程體系建設(shè)是策劃和設(shè)計(jì)階段,是流程能否落地的基礎(chǔ),在為很多企業(yè)開展流程體系建設(shè)項(xiàng)目時(shí)往往會(huì)面臨以下問題和尷尬。 1、如何形成流程的整體架構(gòu),在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)建立清晰的流程脈絡(luò),而不是各部門獨(dú)立編寫很多零散的相互交叉各自為政的流程。2、流程和以往的一些文件體系如何融合,很多流程項(xiàng)目最終結(jié)果是在iso體系、企業(yè)現(xiàn)有的規(guī)章制度之外又多了一套新的文件,但是具體業(yè)務(wù)執(zhí)行的人還是不知道具體工作該參考哪個(gè)文件。 3、流程優(yōu)化項(xiàng)目結(jié)束了,文件柜里產(chǎn)生了一堆流程文件,但在業(yè)務(wù)部門眼里是流程管理部門的流程,和自己沒關(guān)系,業(yè)務(wù)還是按原來的慣性開展… 如何使流程體系建設(shè)能夠真正落地,為企業(yè)帶來切實(shí)的價(jià)值,結(jié)合經(jīng)驗(yàn),對(duì)項(xiàng)目開展過程中建立流程框架、流程梳理、流程優(yōu)化三個(gè)核心環(huán)節(jié)的關(guān)鍵成功要素進(jìn)行分析總結(jié)。
1、建立流程框架構(gòu)建流程框架本身是一個(gè)理清企業(yè)管理結(jié)構(gòu)的過程。通過從企業(yè)一級(jí)流程框架逐漸往下分類分級(jí)細(xì)化,形成二級(jí)、三級(jí)直到完整的企業(yè)流程清單。其關(guān)鍵是既能體現(xiàn)流程體系的完整性和邏輯關(guān)聯(lián)性,又清晰的界定流程間的邊界。 企業(yè)的一級(jí)流程框架反映企業(yè)的整體業(yè)務(wù)模式,體現(xiàn)的是從企業(yè)最高管理層視角對(duì)企業(yè)的整體認(rèn)識(shí)。企業(yè)的最高管理層的主要職責(zé)是制訂并傳達(dá)企業(yè)的戰(zhàn)略,同時(shí)使企業(yè)里的各條流程能緊密銜接,通過建立企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的有機(jī)組合,形成整體系統(tǒng),從而確保戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)和整體效益提升。 流程的分類分級(jí)首先是從管理要求的角度出發(fā)對(duì)業(yè)務(wù)的分類,不同分類的業(yè)務(wù)其管理要求不同,使相應(yīng)的流程需設(shè)置不同的控制點(diǎn)和對(duì)應(yīng)不同的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)積累點(diǎn)。在流程清單設(shè)計(jì)時(shí)需考慮不同產(chǎn)品的分類而設(shè)置不同的流程,即首先是區(qū)分管理的差異化,再實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化,切忌統(tǒng)一的流程應(yīng)對(duì)所有類型業(yè)務(wù)。其次流程的分類分級(jí)細(xì)化需考慮不同細(xì)化顆粒度對(duì)應(yīng)的應(yīng)用對(duì)象,使分解的不同層級(jí)流程能對(duì)應(yīng)到某一組織或崗位層級(jí)。 流程清單的表現(xiàn)形式一般類似樹狀逐級(jí)分解,然而現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)流程整體描繪出來應(yīng)該是網(wǎng)狀結(jié)構(gòu),即各類不同的業(yè)務(wù)都有交叉影響作用,從而形成企業(yè)的整體系統(tǒng)。因此在流程清單分解時(shí)要識(shí)別各流程間的相關(guān)聯(lián)系,這些聯(lián)系包括直接觸發(fā)關(guān)聯(lián),即一個(gè)流程結(jié)束啟動(dòng)下一個(gè)流程,或者流程間存在信息交互和時(shí)鐘協(xié)同等。
2、流程梳理流程框架搭建好后,進(jìn)入具體流程梳理環(huán)節(jié),這部分工作有兩個(gè)關(guān)鍵要素,第一個(gè)是建立流程文件描述標(biāo)準(zhǔn)模板;第二個(gè)是讓流程責(zé)任人成為責(zé)任中心,保證后續(xù)流程梳理優(yōu)化工作按時(shí)按質(zhì)完成。 流程文件描述標(biāo)準(zhǔn)模板的建立,首先要考慮企業(yè)已有的文件管理習(xí)慣,如兼容已有的iso文件體系格式,和以往的規(guī)章制度的統(tǒng)一,還包括考慮用戶的流程圖描述軟件使用習(xí)慣等;其次,要區(qū)分不同的業(yè)務(wù)流程特性,使流程描述格式簡(jiǎn)單。如項(xiàng)目型運(yùn)作的業(yè)務(wù)以wbs格式梳理,強(qiáng)調(diào)運(yùn)作節(jié)拍的流程要加上時(shí)間軸等,使復(fù)雜流程描述更直觀易懂。 流程梳理工作啟動(dòng)之初,就必須讓流程責(zé)任人成為責(zé)任中心,而不能流程管理部門或者咨詢公司越俎代庖。首先,流程是管理和業(yè)務(wù)的載體,流程梳理優(yōu)化本身是一個(gè)思考、體會(huì)和模擬運(yùn)作的過程,是分析、優(yōu)化、搭建管理體系的過程,流程體現(xiàn)什么樣的管理思想和要求,需要流程責(zé)任人進(jìn)行構(gòu)建;流程是否體現(xiàn)了其管理思想和要求,需要向什么方向優(yōu)化,也需要流程責(zé)任人進(jìn)行評(píng)估判斷;其次,流程責(zé)任人是流程運(yùn)作績(jī)效的負(fù)責(zé)人:通過建立基于流程的可衡量的績(jī)效指標(biāo)并設(shè)置改進(jìn)目標(biāo),推動(dòng)業(yè)務(wù)持續(xù)優(yōu)化,如何設(shè)定指標(biāo)、如何反映工作目標(biāo),需要流程責(zé)任人進(jìn)行思考;設(shè)定的指標(biāo)是否實(shí)現(xiàn),也是對(duì)流程責(zé)任人進(jìn)行考核。3、流程優(yōu)化流程優(yōu)化過程的重點(diǎn)是目標(biāo)問題導(dǎo)向和共識(shí)的形成。一方面,要明確目前現(xiàn)狀存在的問題和流程優(yōu)化的目標(biāo),切忌漫無目的的優(yōu)化;另一方面,流程各方參與者對(duì)問題和優(yōu)化方案共識(shí)的形成是后續(xù)流程推行落地的基礎(chǔ)。因此,必須通過有效的項(xiàng)目過程組織,主導(dǎo)和推進(jìn)流程優(yōu)化,具體包括設(shè)置分步控制點(diǎn),有效的組織溝通會(huì)議推動(dòng)共識(shí)的達(dá)成等,以避免流程優(yōu)化討論的多輪反復(fù)和陷入泥潭。 首先,將流程優(yōu)化過程分為三步走,每一步都在上一步共識(shí)形成的基礎(chǔ)上再進(jìn)一步細(xì)化:第一步,通過對(duì)現(xiàn)狀問題調(diào)研總結(jié),建立流程優(yōu)化框架,包括支撐流程運(yùn)作的業(yè)務(wù)組織職責(zé)分工、流程優(yōu)化的目標(biāo)、流程運(yùn)作的整體框架、流程中相關(guān)術(shù)語和分類定義的統(tǒng)一等,明確優(yōu)化的整體方向。第一步優(yōu)化討論必須在主管該流程領(lǐng)域的高層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人間形成共識(shí);第二步,進(jìn)入具體流程的優(yōu)化,基于可運(yùn)作的現(xiàn)實(shí)以及可改進(jìn)的方向,考慮和現(xiàn)有業(yè)務(wù)的承接和延續(xù)性,因此第二步的優(yōu)化必須在流程相關(guān)運(yùn)作部門間形成共識(shí);第三步,流程表單模板的優(yōu)化,大量的實(shí)際操作是通過表單模板來落實(shí)的,因此需通過表單模板優(yōu)化建立流程易于落實(shí)的工具。在具體項(xiàng)目推進(jìn)上,可以此三步分別設(shè)置關(guān)鍵里程碑,以有效的控制流程優(yōu)化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。 在流程優(yōu)化的整個(gè)過程,需組織大量的研討溝通會(huì)議,要讓每次會(huì)議都有共識(shí)的形成和有效輸出,必須進(jìn)行有效的會(huì)議策劃和管理。首先,明確需討論共識(shí)的問題,如哪些部門/崗位間職責(zé)不清晰,哪些流程環(huán)節(jié)不順暢等等,并盡可能準(zhǔn)備多個(gè)備選方案和優(yōu)劣分析;其次,確定每次參會(huì)的人員,針對(duì)要形成共識(shí)的問題,需讓流程相關(guān)方都參與會(huì)議,以避免多方的意見不一致,同時(shí)在多方爭(zhēng)持不下的時(shí)候能有決策者以確定最終方案; 流程梳理優(yōu)化項(xiàng)目目標(biāo)不是形成厚厚的流程文件,而是在整個(gè)流程梳理優(yōu)化的過程中,讓企業(yè)各方人員逐漸形成面向流程思考、按照流程運(yùn)作的習(xí)慣。作為整個(gè)項(xiàng)目推動(dòng)的流程管理部門和咨詢公司在整個(gè)項(xiàng)目中一定要切實(shí)發(fā)揮項(xiàng)目管理者、推動(dòng)者和引導(dǎo)者的角色,有效的組織和管理,為后續(xù)的流程實(shí)施推廣落地奠定基礎(chǔ)。
三、業(yè)務(wù)流程的具體優(yōu)化方法是怎樣的
業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是一項(xiàng)流程工作,它關(guān)系到企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略優(yōu)勢(shì)。在具體的流程設(shè)計(jì)與實(shí)施工作中,企業(yè)要不斷地對(duì)流程進(jìn)行更新和改進(jìn),這樣才能取得很好的效果。對(duì)企業(yè)目前業(yè)務(wù)優(yōu)化來說做流程改進(jìn)和完善的過程就是流程優(yōu)化的過程。業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化,要掌握一定的方法,這里,我們給大家簡(jiǎn)單地介紹一些業(yè)務(wù)流程具體有哪些優(yōu)化方法: 1.優(yōu)化的第一步是要進(jìn)行流程問題的匯總和細(xì)化。在這個(gè)步驟中,企業(yè)先要識(shí)別一些關(guān)鍵性的流程,關(guān)鍵性的流程設(shè)計(jì)需要有提前有一個(gè)調(diào)查統(tǒng)計(jì),搜集大量的資料之后再進(jìn)行后續(xù)的設(shè)計(jì)。確定好關(guān)鍵流程之后,要對(duì)這些流程進(jìn)行高階繪制,之后大致進(jìn)行問題的匯總,然后通過量化描述來確定下一步的工作。 2.優(yōu)化的第二步是進(jìn)行優(yōu)化方案的設(shè)計(jì),可以說這是整個(gè)優(yōu)化工作中的重點(diǎn)。要想設(shè)計(jì)出科學(xué)合理的優(yōu)化方案。首先要確定優(yōu)化的目標(biāo)。優(yōu)化目標(biāo)的設(shè)計(jì)要從四個(gè)方面來看,這四個(gè)方面分別是質(zhì)量、成本、時(shí)間和風(fēng)險(xiǎn),要保證優(yōu)化的方案與流程前景是一致的。 設(shè)計(jì)完成之后,就可以開始改善流程了,JBPM: 根據(jù)這個(gè)流程可以繪制出新的流程圖,并進(jìn)行相應(yīng)的流程描述。在設(shè)計(jì)過程中,大家要注意新流程懂得可行性分析與研究,對(duì)新流程收益做一下簡(jiǎn)單的分析,從而獲得收益性指標(biāo)。 3.流程優(yōu)化的第三步是優(yōu)化方案的細(xì)化以及調(diào)整,這一步驟是優(yōu)化設(shè)計(jì)的完善與總結(jié),在優(yōu)化過程中也是必不可少的。在優(yōu)化方案細(xì)化和調(diào)整過程中,企業(yè)要進(jìn)行業(yè)務(wù)流程管理,實(shí)施計(jì)劃安排,保障體系調(diào)整能夠順利完成。方案完成之后要嘗試運(yùn)行一下,通過運(yùn)行從中找出問題,并對(duì)這些問題進(jìn)行整理。等到搜集整理完成之后,再最后進(jìn)行方案的完善和修改。 以上就是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的主要方法,由此可見,在流程優(yōu)化設(shè)計(jì)中要考慮的問題是很多的,只有經(jīng)過詳細(xì)周全的流程設(shè)計(jì),企業(yè)的業(yè)務(wù)流程才能完全真正實(shí)施展開。業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化,需要掌握一定的方法,業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的效率如何與其優(yōu)化方法是密不可分的,這點(diǎn)大家要注意。
四、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的方法
首先是現(xiàn)狀調(diào)研。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化小組的主要工作是,深入了解企業(yè)的盈利模式和管理體系、企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、國(guó)內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)、企業(yè)現(xiàn)存問題以及信息技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀。兩者間的差距就是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的對(duì)象,這也就是企業(yè)現(xiàn)實(shí)的管理再造需求。以上內(nèi)容形成調(diào)研報(bào)告。
其次是管理診斷。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化小組與企業(yè)各級(jí)員工對(duì)調(diào)研報(bào)告內(nèi)容協(xié)商并修正,針對(duì) 管理再造需求深入分析和研究,并提出對(duì)各問題的解決方案。以上內(nèi)容形成診斷報(bào)告。
最后是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化小組與企業(yè)對(duì)診斷報(bào)告內(nèi)容協(xié)商并修正,并將各解決方案細(xì)化。
具體的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的思路是:總結(jié)企業(yè)的功能體系;對(duì)每個(gè)功能進(jìn)行描述,即形成業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀圖;指出各業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀中存在的問題或結(jié)合信息技術(shù)應(yīng)用可以改變的內(nèi)容;結(jié)合各個(gè)問題的解決方案即信息技術(shù)應(yīng)用,提出業(yè)務(wù)流程優(yōu)化思路;將業(yè)務(wù)流程優(yōu)化思路具體化,形成優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程圖。
設(shè)計(jì)流程
分析問題
由于企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,組織的機(jī)構(gòu)會(huì)逐漸龐大,分工會(huì)越來越細(xì),企業(yè)官僚化程度也在隨著增加,這個(gè)時(shí)候面臨的最大問題是低效,也就是效率的低下,通常這類企業(yè)會(huì)表現(xiàn)出以下特點(diǎn):
組織機(jī)構(gòu)完整,甚至大而全,也有書面的職責(zé)說明、制度流程,但是會(huì)出現(xiàn)部門間合作不暢,跨部門流程工作效率低下,決策時(shí)間長(zhǎng),制度流程雖然有但是沒有達(dá)到精細(xì)化的程度,流程執(zhí)行不到位等等問題。有相當(dāng)一部分企業(yè)還通過了ISO9001認(rèn)證或有完整的制度流程體系。具備這個(gè)特點(diǎn)的企業(yè)一般是一些迅速膨脹后頗具規(guī)模的民營(yíng)企業(yè)和一些國(guó)有企業(yè)。其業(yè)務(wù)模式相對(duì)穩(wěn)定,而且通常企業(yè)發(fā)展比較快。
在這個(gè)階段的企業(yè)需要解決的問題如何提高企業(yè)的效率和反應(yīng)速度。通常采用的方法是先對(duì)現(xiàn)有流程的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估,識(shí)別缺失的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和需要改善的環(huán)節(jié),針對(duì)流程各環(huán)節(jié)從可以以下四個(gè)角度進(jìn)行分析:
*活動(dòng):是否過于復(fù)雜,存在精簡(jiǎn)的可能性
*活動(dòng)實(shí)現(xiàn)形式:是否能用更有效率的工具來實(shí)現(xiàn)活動(dòng)
*活動(dòng)的邏輯關(guān)系:各環(huán)節(jié)的先后關(guān)系可否作調(diào)整以達(dá)到改進(jìn)目標(biāo)
*活動(dòng)的承擔(dān)者:是否可以通過改變活動(dòng)的承擔(dān)者來使流程更有效率
然后通過對(duì)現(xiàn)有流程的簡(jiǎn)化、整合、增加、調(diào)整等方式來提升流程效率,還可以通過明確流程所有者(process owner)的形式來監(jiān)督流程的整體表現(xiàn),從而避免部門間推委的問題。
一般在進(jìn)行流程優(yōu)化的時(shí)候關(guān)注的是相對(duì)低層次的流程的效率和成本等,可以采用一些方法和工具對(duì)現(xiàn)有的流程進(jìn)行改良,同時(shí)強(qiáng)調(diào)流程的有效執(zhí)行,一般不會(huì)涉及到大的組織變革和流程變革,這個(gè)時(shí)候解決一個(gè)從有到更好的問題。
以上就是關(guān)于管理流程優(yōu)化的常用方法相關(guān)問題的回答。希望能幫到你,如有更多相關(guān)問題,您也可以聯(lián)系我們的客服進(jìn)行咨詢,客服也會(huì)為您講解更多精彩的知識(shí)和內(nèi)容。
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