杭州專業(yè)會(huì)議策劃價(jià)格多少（杭州會(huì)議策劃公司）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來(lái)大家介紹下關(guān)于杭州專業(yè)會(huì)議策劃價(jià)格多少的問(wèn)題，以下是小編對(duì)此問(wèn)題的歸納整理，讓我們一起來(lái)看看吧。

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本文目錄:

• 1、如何策劃會(huì)議

• 2、如何選擇舉辦大型會(huì)議的策劃公司以及會(huì)議必備的

• 3、舉辦一場(chǎng)高端的會(huì)議策劃應(yīng)該如何選擇策劃公司？

• 4、商務(wù)會(huì)議策劃方案

一、如何策劃會(huì)議

在工作當(dāng)中，我們經(jīng)常會(huì)開(kāi)會(huì)，我們作為策劃者，應(yīng)該如何策劃好一個(gè)會(huì)議呢。今天小編就和你一起分享下。

第一，制定好一個(gè)詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃。只有做好好的會(huì)議計(jì)劃，才能讓會(huì)議有序的進(jìn)行，才能有條不紊的進(jìn)行，良好的計(jì)劃是一個(gè)會(huì)議成功的一半。

第二，在會(huì)議計(jì)劃中要考慮到各種因素，比如嘉賓，會(huì)議時(shí)間，用餐等等各種細(xì)節(jié)，只有做好細(xì)節(jié)才能讓整個(gè)工作比較順利。

第三，開(kāi)始布置會(huì)升櫻弊場(chǎng)了，在會(huì)場(chǎng)放好話筒，放好鮮花，放好茶水，放好紙張和筆，等等各種物品，讓各個(gè)東西都放得非常有序。

第四，各個(gè)職責(zé)的人各司其職，各自做好自己的工作，出現(xiàn)情況及時(shí)的解決處理，領(lǐng)導(dǎo)安排的吵族臨時(shí)工作，也應(yīng)該及時(shí)的辦理，這樣能保障會(huì)議的進(jìn)行。

第五，做好后勤工作，定時(shí)給倒水，定時(shí)的打掃衛(wèi)生，并且能處理各種應(yīng)急事件，做好井井有條，讓會(huì)議比較順利的進(jìn)行。

第六，做好會(huì)議的記錄，這樣才能很好的歸檔，有利于給領(lǐng)導(dǎo)呈現(xiàn)出來(lái)，同時(shí)應(yīng)該頌鬧根據(jù)會(huì)議就寫(xiě)好個(gè)人的會(huì)議總結(jié)，總結(jié)自己的得與失。

第七，會(huì)議散場(chǎng)后，我們要做好會(huì)議后的工作，比如打掃衛(wèi)生，比如拿下橫幅，送一些嘉賓之類的工作。處理好這些雜事。

二、如何選擇舉辦大型會(huì)議的策劃公司以及會(huì)議必備的

1、搞清楚“想法”

會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開(kāi)會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是問(wèn)清楚會(huì)議主辦方的想法、目的、預(yù)算方方面面的信息，通過(guò)收集這些信息將避免下一步的策劃構(gòu)思偏離方向。

2、搞清楚“思路”

從秘書(shū)到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過(guò)有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，旦好廳但無(wú)論參與者有多少，一定要確認(rèn)一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，想清楚策劃的步驟、時(shí)間推進(jìn)節(jié)點(diǎn)、人員的分工。如果思路不清晰，經(jīng)驗(yàn)不到位，往往從策劃的一開(kāi)始，就會(huì)在眾多的意見(jiàn)、指導(dǎo)中迷失方向。

在你籌劃的思路理清后，你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見(jiàn)相符，你就可以做下一步的籌劃了。

3、會(huì)議地址的選擇

會(huì)場(chǎng)的選擇，直接關(guān)系到會(huì)議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次，這也是隨后進(jìn)一步策劃方案的基礎(chǔ)，選擇一個(gè)能讓會(huì)議組織者和與會(huì)者都能滿意的會(huì)議場(chǎng)所非常重要，面對(duì)眾多的場(chǎng)所，到模隱底怎樣去選擇呢？

①, 列出可供選擇的清單

必須制作一個(gè)會(huì)議場(chǎng)所清單表，清單表上需注明會(huì)議要求的所有重要條件，便于各個(gè)場(chǎng)所的比較和選擇。

②, 根據(jù)清單綜合考慮會(huì)議類型與場(chǎng)所的搭配

比如研究和開(kāi)發(fā)會(huì)議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境；重大的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰型會(huì)議一定要有檔次，要引人入勝；對(duì)于交易會(huì)和新產(chǎn)品展示會(huì)，需要選擇有展示空間的場(chǎng)所，會(huì)場(chǎng)交通必須便利等等。

③，親臨現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察

考察場(chǎng)地非常重要，要做好充分的準(zhǔn)備，要約見(jiàn)會(huì)議方及場(chǎng)地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問(wèn)題；要對(duì)會(huì)議中的重要流程和環(huán)節(jié)心中有數(shù)，在考察場(chǎng)地的時(shí)候，能問(wèn)到的問(wèn)題越多，今后出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)率就越襪轎低。

④、會(huì)議整體規(guī)劃

確定了場(chǎng)地，策劃的工作就進(jìn)入了快車道，通過(guò)以下步驟，整個(gè)會(huì)議策劃方案就會(huì)很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息，先把整個(gè)會(huì)議的流程和方案想象出來(lái)。。。

三、舉辦一場(chǎng)高端的會(huì)議策劃應(yīng)該如何選擇策劃公司？

舉辦一場(chǎng)高端的會(huì)議策劃應(yīng)該如何選擇策劃公司？首先會(huì)議策劃不是簡(jiǎn)單的PPT堆砌，而是必須以會(huì)議的目的為基礎(chǔ)，借助一定的科學(xué)方法和藝術(shù)，構(gòu)思、設(shè)察指計(jì)、制定計(jì)劃計(jì)劃，為決策和規(guī)劃，以達(dá)到最終的會(huì)議效果。良好的會(huì)議策劃必須是切實(shí)可行的，要深入思考具體的實(shí)施方案;它必須在一些方面有所突破，具備新意和創(chuàng)造性的。

1.找出“想法”

有各種各樣的會(huì)議。不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境。召開(kāi)會(huì)議是為了實(shí)現(xiàn)某些目標(biāo)。因此，第一個(gè)重要的步驟是詢問(wèn)會(huì)議組織者的想法、目的和預(yù)算信息。通過(guò)收集這些信息，可以避免下一個(gè)規(guī)劃想法。

2.理清“思路”

會(huì)議計(jì)劃從秘書(shū)到公司總裁,每個(gè)人可能或多或少參與會(huì)議的計(jì)劃,但有些人是全職工作,和一些在這個(gè)位置,但是不纖消管有多少參與者,必須毀沒(méi)知確認(rèn)一名有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人想清楚地理解的步驟和時(shí)間規(guī)劃,促進(jìn)節(jié)點(diǎn)間的勞動(dòng)分工和人員。如果思路不清晰，經(jīng)驗(yàn)不到位，往往從計(jì)劃開(kāi)始，就會(huì)在許多意見(jiàn)和指導(dǎo)中迷失方向。

當(dāng)你計(jì)劃的想法清晰之后，你應(yīng)該向主管、會(huì)議組織者或會(huì)議主席描述會(huì)議的目的和要求。如果你的意見(jiàn)一致可以做下一步。

3.選擇會(huì)議地址

會(huì)議場(chǎng)地的選擇直接關(guān)系到會(huì)議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和級(jí)別。這是進(jìn)一步規(guī)劃的基礎(chǔ)。因此選擇一個(gè)讓會(huì)議組織者和與會(huì)者滿意的會(huì)議地點(diǎn)是非常重要的。

四、商務(wù)會(huì)議策劃方案

商務(wù)會(huì)議是指帶有商業(yè)性質(zhì)的會(huì)議形式。一般包括：新產(chǎn)品宣傳推廣會(huì)、大型的培訓(xùn)溝通會(huì)議、上市公司年會(huì)、招股說(shuō)明會(huì)、項(xiàng)目競(jìng)標(biāo)會(huì)、商業(yè)論壇、項(xiàng)目說(shuō)明會(huì)、項(xiàng)目發(fā)布會(huì)等?，F(xiàn)在，就來(lái)看看以下兩篇商務(wù)會(huì)議策劃方案吧!

商務(wù)會(huì)議策劃方案范本

一、活動(dòng)簡(jiǎn)介

作為xx電子商務(wù)行業(yè)一年一度的盛會(huì)，此次大會(huì)將延續(xù)往屆大會(huì)的盛況和成果，盤點(diǎn)過(guò)去、梳理現(xiàn)在、共話未來(lái)。xx電子商務(wù)行業(yè)的優(yōu)秀企業(yè)和貢獻(xiàn)突出個(gè)人將在大會(huì)中得到表彰和嘉獎(jiǎng)，同時(shí)，xx電子商務(wù)服務(wù)產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟和xx電子商務(wù)協(xié)會(huì)數(shù)字服務(wù)中心將在大會(huì)上成立，為xx乃至全球電子商務(wù)企業(yè)的同步發(fā)展搭建良好的支持平臺(tái)。

二、活動(dòng)宗旨

建立xx電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展前瞻性研討平臺(tái)，加強(qiáng)電子商務(wù)部門、學(xué)術(shù)界、企業(yè)界之間的交流，討論當(dāng)年電子商務(wù)新問(wèn)題和熱點(diǎn)問(wèn)題，推動(dòng)xx電子商務(wù)行業(yè)的健康持續(xù)快速和諧發(fā)展。

三、時(shí)間與地點(diǎn)

時(shí)間：xxx年5月23日

地點(diǎn)：xx•北京•人民大會(huì)堂

四、會(huì)議組織

主辦單位：xx電子商務(wù)協(xié)會(huì)

承辦單位：盤石信息技術(shù)有限公司

支持單位：xx工業(yè)經(jīng)濟(jì)聯(lián)合會(huì)

xx國(guó)際公共關(guān)系協(xié)會(huì)

xx市長(zhǎng)協(xié)會(huì)

國(guó)務(wù)院部委信息中心主任聯(lián)席會(huì)

xx老區(qū)建設(shè)促進(jìn)會(huì)

指導(dǎo)單位：中華人民共和國(guó)國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)

中華人民共和國(guó)工業(yè)和信息化部

中華人民共和國(guó)教育賀消部

中華人民共和國(guó)科技部

中華人民共和國(guó)商務(wù)部

中華人民共和國(guó)海關(guān)總署

五、論壇日程安排

如何策劃一場(chǎng)成功的商務(wù)會(huì)議【實(shí)用貼】

一個(gè)重要的商務(wù)會(huì)議的成功與否，關(guān)鍵在于策劃者的策劃思路與方法是否正確，各方面細(xì)節(jié)考慮得是否周詳，會(huì)議行程安排是否合理，譬如會(huì)議主題的構(gòu)思、會(huì)議費(fèi)用預(yù)算、會(huì)議場(chǎng)地的布置、會(huì)議設(shè)備的安裝、參會(huì)者的住宿和餐飲安排、會(huì)議業(yè)余時(shí)間的安排等等。面對(duì)會(huì)議策劃時(shí)遇到的諸多問(wèn)題，作為會(huì)議策劃者的您是否已經(jīng)找到合適的策劃思路和方法呢?到底怎么做才使這次會(huì)議達(dá)到上級(jí)的要求，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的主題思想，閃出商務(wù)會(huì)議的亮點(diǎn)?凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。會(huì)議策劃即是對(duì)舉辦此次會(huì)議的一切工作的準(zhǔn)備。一個(gè)好的會(huì)議策劃方案，應(yīng)該從做好這個(gè)會(huì)議預(yù)算計(jì)劃開(kāi)始。

一、會(huì)議預(yù)算

商務(wù)會(huì)議的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：

1、會(huì)議室/廳費(fèi)用

具體可細(xì)分為：

(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通純拍滾常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比)，否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。

(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理做余，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。

2、交通費(fèi)用

交通費(fèi)用可以細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通

(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。

3、住宿費(fèi)用

住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開(kāi)支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

4、餐飲費(fèi)用

會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可(但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。

(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)

通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。

(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇

此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)

事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)。

5、視聽(tīng)設(shè)備

除非在室外進(jìn)行，否則視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算

設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理

音源——主要是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

6、雜費(fèi)

雜費(fèi)是指會(huì)議過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。

二、參會(huì)者的安排

邀請(qǐng)

不管什么樣的會(huì)議，主辦者當(dāng)然希望適宜的對(duì)象(客戶)參加。作為主辦者，邀請(qǐng)的方式非常重要。通常情況下，邀請(qǐng)包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個(gè)程序。

信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請(qǐng)信函、組織文件、會(huì)議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)(暫定或者候選)、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì)議企劃書(shū)，可以讓參與者了解參加的意義及對(duì)會(huì)議的期望。

回執(zhí)——對(duì)于主辦者來(lái)說(shuō)，回執(zhí)是對(duì)商務(wù)會(huì)議企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)(在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間、迎送要求等等)、確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志)，接下來(lái)需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。回執(zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可。回執(zhí)需要注意的是，如果會(huì)議課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對(duì)會(huì)議的有序安排會(huì)起到很大幫助。

確認(rèn)通知——如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有會(huì)議的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì)議注意事項(xiàng)等。

如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對(duì)簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型商務(wù)會(huì)議，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。

通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過(guò)程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示、會(huì)議須知、會(huì)議詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開(kāi)閉說(shuō)明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)議參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。

如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。

餐飲安排

一般而言，會(huì)議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對(duì)于自助餐的開(kāi)設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求)，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問(wèn)題有：開(kāi)餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問(wèn)題。如果就餐者無(wú)法按時(shí)集合就餐，可采取哪桌夠人數(shù)哪桌開(kāi)席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。

三、確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。

時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表(倒計(jì)時(shí))的方式來(lái)表現(xiàn)。注意在安排的時(shí)間上要合理,同時(shí)要留有余地，一般來(lái)說(shuō),前面的時(shí)間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時(shí)間來(lái)調(diào)整、完善。

整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動(dòng)中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過(guò)程管理。比如在活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場(chǎng)地，場(chǎng)地落實(shí)才能現(xiàn)場(chǎng)布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識(shí)，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。

四、活動(dòng)策劃、確定活動(dòng)主題。

活動(dòng)策劃主要包括如下內(nèi)容：

1、會(huì)議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會(huì)整個(gè)過(guò)程就是講話，念稿件，例行演示。實(shí)際上，盡管商務(wù)會(huì)議屬于正式的會(huì)議，但可以做得更活躍一些，尤其是會(huì)議的開(kāi)幕。在會(huì)議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來(lái)看，一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。

2、確定參會(huì)人員是一項(xiàng)很重要的工作，也是一個(gè)變化較多的因素，而它的變化將影響到整個(gè)會(huì)議的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響會(huì)議的各個(gè)因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見(jiàn)，會(huì)議地點(diǎn)或會(huì)議的一部分內(nèi)容改為機(jī)場(chǎng)、貴賓室進(jìn)行，或者時(shí)間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵點(diǎn)”，宜重點(diǎn)來(lái)抓。

五、擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案。

活動(dòng)策劃案是指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動(dòng)用。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議核心成員才提供。

具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個(gè)人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時(shí)間上具體到分鐘。一般會(huì)議人員人手一份。

六、現(xiàn)場(chǎng)控制

現(xiàn)場(chǎng)控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實(shí)上，一個(gè)好的協(xié)調(diào)人會(huì)將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比如平時(shí)做一些培訓(xùn)，事前做一些排練。從實(shí)踐來(lái)看，現(xiàn)場(chǎng)的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫常紤]不周，以及禮節(jié)上的疏忽。應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面;其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案;再次，注意積累現(xiàn)場(chǎng)的靈活應(yīng)變的處理技巧。

對(duì)于前來(lái)的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對(duì)于前來(lái)的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對(duì)A媒體公開(kāi)某些情況而對(duì)B媒體則保密。對(duì)于記者個(gè)人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。

在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個(gè)平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會(huì)者的心情也會(huì)舒暢。另外一個(gè)重要因素是主持人，如果是自己主持則會(huì)好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會(huì)中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對(duì)整個(gè)會(huì)議的風(fēng)格有個(gè)大致的了解與把握。

在產(chǎn)品的演示講解過(guò)程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會(huì)者的理解。

整個(gè)會(huì)議應(yīng)有正式的結(jié)尾。如果發(fā)布會(huì)安排在晚餐或午餐前結(jié)束，則應(yīng)該有酒會(huì)或自助宴會(huì)等，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，由主持人通知時(shí)間與地點(diǎn)。

七、其他

秘書(shū)服務(wù)

所謂秘書(shū)服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時(shí)采購(gòu)、臨時(shí)司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類別計(jì)算。如果通過(guò)代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費(fèi)用核算將通過(guò)雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。

車輛調(diào)度

重要的國(guó)際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問(wèn)題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車源問(wèn)題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。

禮儀與迎送

對(duì)于會(huì)議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。

值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。

各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。

秩序維護(hù)

對(duì)于會(huì)議或展覽而言，無(wú)不希望有良好的秩序。小型會(huì)議(特別是企業(yè)或者)的會(huì)議秩序基本不用控制，但大型會(huì)議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。

大型會(huì)議可以采用代表證或者入場(chǎng)券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場(chǎng)入口設(shè)立保安;展覽的控制比較復(fù)雜，因?yàn)檎褂[主辦者關(guān)注的和展商關(guān)注的不是同一個(gè)目標(biāo)。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會(huì)，還有的帶有技術(shù)交流或者論壇性質(zhì)，所以通常會(huì)對(duì)所有展商或者參展人員進(jìn)行身份及級(jí)別分類，以保證技術(shù)交流或者論壇不被外界或者無(wú)關(guān)的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證(需配備讀碼機(jī))、或者磁卡式代表證。為同時(shí)滿足展商信息最大化的需求，現(xiàn)在國(guó)外開(kāi)始引入電子名片管理。

資料快速收集利器--電子名片

傳統(tǒng)的展會(huì)上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會(huì)結(jié)束后總要花上一兩個(gè)小時(shí)整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。

所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作——可以說(shuō)是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發(fā)該證前，組委會(huì)會(huì)要求參展商或參觀者輸入個(gè)人資料，包括公司名稱、聯(lián)絡(luò)辦法、本人職銜、公司性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時(shí)，組委會(huì)會(huì)購(gòu)置這類磁卡或條形碼的讀取設(shè)備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設(shè)備后，只需把設(shè)備連接到自己的電腦上就可以開(kāi)始使用。買家需要把名片給參展商時(shí)，只需要把存有自己資料的入場(chǎng)證在讀取設(shè)備上劃過(guò)，所有資料就會(huì)在眨眼間被傳輸?shù)絽⒄股痰碾娔X里。參展商還可以把雙方談話的要點(diǎn)記錄在相應(yīng)備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。

盡管這些設(shè)備比較昂貴，但可以由展會(huì)組委會(huì)統(tǒng)一購(gòu)買、重復(fù)使用，參展商只需付出較低的價(jià)格向組委會(huì)租用，十分實(shí)惠和方便。如果每個(gè)參展商及買家都使用電子名片，展覽會(huì)甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準(zhǔn)確的記錄入場(chǎng)人數(shù)。

會(huì)展考察/旅游

實(shí)際上，會(huì)展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場(chǎng)調(diào)研性質(zhì)的動(dòng)作)。

1、 真正的商務(wù)考察：此類商務(wù)考察實(shí)際上主辦者已經(jīng)作好安排，需要會(huì)展中介公司提供的服務(wù)只是目的地住宿餐飲預(yù)定與安排、交通工具、司乘人員及向?qū)?，可能的話需要中介公司協(xié)助解決媒介邀請(qǐng)及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導(dǎo)服務(wù)及后勤保障部門。

以上就是關(guān)于杭州專業(yè)會(huì)議策劃價(jià)格多少相關(guān)問(wèn)題的回答。希望能幫到你，如有更多相關(guān)問(wèn)題，您也可以聯(lián)系我們的客服進(jìn)行咨詢，客服也會(huì)為您講解更多精彩的知識(shí)和內(nèi)容。

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