企業(yè)常用公文格式（企業(yè)常用公文格式有哪些）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關于企業(yè)常用公文格式的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 公司紅頭文件標準格式是什么？
• 公司通用的行文規(guī)范是什么樣的格式？
• 公文的正確格式
• 常見公文寫作格式是什么

公司紅頭文件標準格式是什么？

1、公文紙一般采用國內通用的16開型，推薦采用國際標準A4型，供張貼的公文用紙幅度面尺寸，可根據(jù)實際需要確定。 

2、保密等級字體：一般用3號或4號黑體 

3、緊急程度字體：字體和字號與保密等級相同（3號或4號黑體） 

4、文頭的字體：大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為紅） 

5、發(fā)文字號的字體：一般采用3號或4號仿宋體 

6、簽發(fā)人的字體：字體字號與發(fā)文字號相同（3號或4號仿宋體） 

7、標題的字體：字體一般宋體、黑體，字號要大于正文的字號。 

8、主送機關的字體：一般采用3號或4號仿宋體 

9、正文的字體：常用3號或4號仿宋體 

10、附件的字體：常用3號或4號仿宋體 

11、作者的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體） 

12、日期的字體：字體字號與正文相同（3號或4號仿宋體） 

13、注釋的字體：小于正文的的4號或小4號仿宋體 

14、主題詞的字體：常用3號或4號黑體 

15、抄送機關的字體：與正文的字體字號相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文字 

16、印發(fā)說明的字體：與抄送機關的字體字號相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文字

法定程序

1、嚴格執(zhí)行規(guī)范性文件制定程序。為了規(guī)范規(guī)章、法規(guī)的制定程序，***頒布了《規(guī)章制定程序條例》，許多部門也制定了本部門的規(guī)章制定辦法，對于規(guī)范性文件的制定也應符合一定的操作規(guī)程，經(jīng)歷必要的程序和合理的步驟，使行政機關這種抽象行政行為做到針對性強，更加科學合理。

2、落實公開、公正制度。在制定規(guī)范性文件時應廣泛聽取各方面的意見，涉及對外有普遍約束力的規(guī)范性文件還應當聽取管理相對人的意見，增加規(guī)范性文件的透明度。規(guī)范性文件形成后還應及時公布，便于貫徹執(zhí)行，更有利于群眾的參與和監(jiān)督。

3、嚴格劃分制定權限。對不屬本級管理的事務不得越權制定文件，對需要部門協(xié)調的及時相互溝通，對屬于上級權限的應及時請示，對本部門需要創(chuàng)立規(guī)章的不應以規(guī)范性文件代替，同時在制定規(guī)范性文件時應當加強內部職能部門的協(xié)調，建立嚴格的會簽制度，對涉及法規(guī)性內容應當有法制工作部門的意見。

以上內容參考：百度百科-紅頭文件

公司通用的行文規(guī)范是什么樣的格式？

公文用紙采用A4(297mmⅹ210mm)紙型，其中上下頁邊距設臵為37mm，左右頁邊距設臵為28
mm。正文用3號仿宋體從左至右橫寫、橫排，一般每頁22行，每行28個字。
公文應左側裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，無壞釘、漏釘、重釘。
公文一般由發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。
(一)發(fā)文單位標識：發(fā)文單位標識由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，一般使用紅色小標宋體字，且應小于22mm×15mm;平行文和下行文的發(fā)文單位標識上邊緣至版心上邊緣25毫米，上行文的發(fā)文單位標識上邊緣至版心上邊緣為80毫米。
(二)發(fā)文字號：發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。發(fā)文單位標識下空2行，用3號仿宋體居中排布;年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識;年份應標全稱，用六角括號“„‟”括入;序號不編虛位，不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條長156mm、寬0.5mm的紅色反線，作為發(fā)文字號與標題的界線。
(三)簽發(fā)人：上報的文件應將簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字;“簽發(fā)人”用3號仿
宋體，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標注簽發(fā)人姓名。
(四)公文標題：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文單位，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字分一行或多行居中排布，回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
(五)主送單位：主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標注，回行時仍頂格，最后一個單位后標全角冒號。
(六)正文：正文在主送單位名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
(七)附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體標注“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號應使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1.××”)，附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標注“附件”，有序號時標注序號，其序號和名稱前后標注應一致。
(八)成文日期：成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，會議通過的文件以通過日期為準。成文日期右空4字，用漢字將年、月、日標全;“零”寫為“O”;用3號仿宋字排(打)印。
(九)印章：公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，均應加蓋印章。用印位臵要求上不壓正文，下要騎年蓋月。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文"的方法解決。
(十)附注：公文如有附注，應用3號仿宋體字居左空2字加圓括號標注在成文日期下一行。
(十一)主題詞：主題詞的標引按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，除類別詞外，最多不超過5個詞匯。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標注，后標全角冒號，詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字，不用標點符號。
(十二)抄送單位：抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送用3號仿宋體字在主題詞下一行左空1字處標注;抄送單位間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送單位對齊，并在最后一個抄送單位后標句號。禁止使用“抄報”、“報送”和“抄發(fā)”，更不要抄送領導同志個人。
(十三)發(fā)文單位和印發(fā)時間：在抄送單位之下(無抄送單位在主題詞之下)應用3號仿宋體字標明發(fā)文單位及部門和印發(fā)時間，發(fā)文單位左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文復印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標注。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記應臵于公文最后一頁末端。
(十四)頁碼：頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標注，臵于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。

公文的正確格式

　　公文格式:
　　1、標題
　　公文標題由發(fā)文機關、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。
　　2、主送機關
　　上級機關對下級機關發(fā)出的指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發(fā)文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可采用抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。 在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體排印，回行時頂格，最后一個主送機關名稱之后用全角冒號。
　　3、正文
　　這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發(fā)文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數(shù)事。 文中的結構層次序數(shù)應準確掌握和使用。
　　4、發(fā)文機關
　　寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關對公文生效的憑證。
　　5、發(fā)文日期
　　公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領導人簽發(fā)的日期為準。 一般以領導人最后簽發(fā)的日期為準，經(jīng)會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。應用阿拉伯數(shù)字編寫成文日期，如2013年7月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右邊空4個字，用3號仿宋體排印,發(fā)文單位署名在成文日期上一行和日期居中對齊。
　　6、抄送單位
　　是指需要了解此公文內容的有關單位。一般均用上下兩條線隔開，抄送指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執(zhí)行或知曉內容）的上級、下級和無隸屬關系的機關，應當用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 抄送機關名稱標注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標全角冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。一行不夠用二行,二行與冒號后對齊。
　　7、文件版頭
　　正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）文件”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。
　　8、公文編號
　　一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發(fā)〔1997〕5號”，代表的是***一九九七年第五號發(fā)文。“國發(fā)”是***的代字，“〔1997〕”是年號，（年號要使用方括號“〔〕”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個機關聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。
　　9、簽發(fā)人
　　許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。簽發(fā)人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。
　　10、機密等級
　　機密公文應根據(jù)機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關根據(jù)公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常定格標在版心右上角第一行。機密公文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。
　　11、緊急程度
　　這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。
　　12、閱讀范圍
　　根據(jù)工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。行政*、*務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。
　　13、附件
　　這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后 、發(fā)文機關之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。
　　置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側空2個字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標全角冒號和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯數(shù)字依次標注序號。附件名稱長需要回行時，應當與附件名稱的文字對齊序號后面用小圓點。 例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。
　　14、印章
　　除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的公文外，均應加蓋發(fā)文機關的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧線壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。
　　15、印制版記
　　公文格式三要素
　　由發(fā)文機關名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時間用阿拉伯數(shù)字、年份不能簡寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字；下行文平行文的，排印“印發(fā)”2字。
　　公文格式的三要素：標題、正文、版記。

常見公文寫作格式是什么

　　公文在黨政機關在處理日常事務中扮演著越來越不可或缺的角色。本文是我為大家整理的常見公文的寫作格式范文，歡迎閱讀!
　　常見公文寫作格式
　　一、概論

　　公文特點：

　　有法定作者制發(fā)

　　具有法定的現(xiàn)行執(zhí)行效用 規(guī)范的文體、結構、格式; 需要履行法定程序

　　行為關系： 上行文(請示) 平行文(函)

　　下行文(指示、決定、通知、批復)

　　二、公文格式

　　(一)眉首部分：

　　1.流水號(左上角)

　　2.保密等級(右上角)：“絕密”、“機密”、“秘密”

　　緊急程度(右上角)：“特急”、“急” 3.文頭(紅頭)

　　4. 發(fā)文字號：機關代字、年份、序號，如吉政發(fā)【2001】1號

　　綜合部門用發(fā)、業(yè)務部門用字

　　5.簽發(fā)人(只用于上行文) ------------------ (二)主體部分：

　　6.公文標題(發(fā)文機關+主要內容+文種)

　　7.主送機關：(下行文主送是多個)

　　8.正文

　　9.附件

　　10.落款，即發(fā)文機關名稱

　　11.成文時間

　　12.印章或簽署(騎年蓋月)

　　13.附注

　　(三)版記部分

　　14.主題詞：為辦公自動化(有主題詞表，有文種)

　　15.抄送機關(不分級) 16.印發(fā)機關(左下角) 17.印發(fā)時間(右下角)

　　三、行文規(guī)則 聯(lián)合行文要求

　　同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可聯(lián)合行文;

　　政府與同級黨委和軍隊機關;

　　政府部門與相應的黨組織和軍隊機關; 政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位。

　　確定成文日期的原則：

　　機關領導人或秘書長、辦公廳(室)主任簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準。

　　聯(lián)合行文時，以最后一個機關簽字日期為準。

　　須經(jīng)會議討論通過的，以通過日期為準。 須經(jīng)上級機關或立法機關批準的，以批準日期為準。

　　四、主要文種

　　(一)命令(下行文) 1發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章《吉林省人民政府令》2宣布施行重大強制性行政措施;《戒嚴的命令》

　　3嘉獎有關單位及人員?！都为劻睢?br/>
　　(二)決定(下行文)

　　1重大行動做出安排《***關于全面推進依法行政的決定》

　　2獎懲單位及人員《模范個人稱號的決定》 3變更或撤銷下級不適當?shù)臎Q定事項(很少)

　　(三)公告

　　適用于向國內外宣布重要事項或法定事項

　　(四)通告

　　通告適用于公布社會各有關單位應當遵守或者周知的事項。

　　(五)通知(下行文) 批轉下級機關公文 轉發(fā)上級機關的公文 轉發(fā)不相隸屬機關的公文 傳達要求下級機關辦理、周知或執(zhí)行的事項任免人員

　　(六)通報(下行文)

　　通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　　(七)議案(上行文)

　　議案的行文方向只對人大及其會 (八)報告(上行文)

　　向上級機關匯報工作，不要變成請示或意見。

　　(九)請示(上行文)

　　向上級請求指示、批準 “妥否，請批復”“請指示”

　　(十)批復(下行文) 注意協(xié)調 注意接受心理

　　批復的撰寫和制發(fā)要及時

　　(十一)意見 三種行文都可。 (十二)函：平行文 (十三)會議紀要

　　(十四)啟事：電話號碼更改

　　我國法定的公布性文件包括( BD )。 A: 通知 B: 通告 C: 通報 D: 公告

　　可用來發(fā)布規(guī)章的文件有( AC )。 A.命令B.決定C.通知D.通告

　　五、發(fā)文處理程序與方法

　　1.文稿形成

　　擬稿：撰擬公文文稿

　　會商：涉及到的機關，需征求同意或協(xié)助 核稿：交領導前，由專人進行核查。

　　簽發(fā)：領導對文稿終審核準后，批注正式定稿。

　　按簽發(fā)人身份、地位及工作程序分為：正簽、代簽、核簽、會簽 2.公文制作

　　注發(fā)：定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求，使簽發(fā)意見進一步具體化、技術化 繕?。褐谱鞴ν獍l(fā)出的公文。 用印或簽署：蓋章或領導簽名

　　3.公文的對外傳遞：分裝;發(fā)出。

　　4.處理辦必公文：閱卷歸檔、暫存和銷毀。 5.公文審核重點：行文、政策、格式、文字

　　六、收文辦理

　　1.公文的收受與分流

　　簽收、外收文登記、啟封、內收文登記、分辦、摘編

　　2.辦理公文：

　　擬辦: 指具體工作人員對收文如何辦理提出建議性處理意見。供領導核奪。

　　批辦: 領導或部門提出處理意見。不得越權批辦公文

　　承辦：具體處置公文所針對的事務和問題。 注辦：簽注公文承辦情況。便于公文的整理和日后的查考。

　　3.組織傳閱、催辦、查辦 4.處置辦畢公文

　　包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等 七、公文歸檔

　　1永久：反映本機關主要職能活動基本歷史原貌的文件

　　2長期(16-50年)：相當長時間內需要查考的文件資料

　　3短期(15年以下)：較短時間 八、公文管理 翻印 公開發(fā)布 復印

　　撤銷：自始不產(chǎn)生效力。

　　廢止：自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 清退：清理回收 銷毀：碎紙機或紙漿

　　1.制發(fā)公文應履地的法定手續(xù)是(ABC)。

　　A: 審核 B: 會簽 C: 審批 D: 承辦

　　2.( A )是指對收文如何辦理提出建議性處理意見。

　　A. 擬辦 B. 承辦 C. 擬稿 D. 注辦

　　3.為了維護正常的領導關系，具有隸屬關系或業(yè)務指導關系的機關之間應基本采取(A)。

　　A.逐級行文B.多級行文C.越級行文D.直接行文

　　發(fā)文處理程序具有很強的確定性與不可逆性，以下各階段的先后排序應為：( A )。

　　A.會商→核稿→注發(fā)→發(fā)出B.核稿→用印→繕印→發(fā)出

　　C.核稿→會商→用印→繕印D.擬稿→注發(fā)→簽發(fā)→發(fā)出

　　4.以下活動，不屬于注發(fā)流動的是：( A )。A.解決圖表與正文，注碼與注文的銜接和頁碼編排問題

　　B.向催辦部門或人員銷辦

　　C.賦予發(fā)文字號D.明確公文制作方式與發(fā)送方式

　　5.公文格式所具有的特點是( AC )。

　　A.相對穩(wěn)定性B.統(tǒng)一性C.規(guī)范性D.權威性

　　19.做好簽發(fā)工作的基本要求是( ACD )。

　　A.不越權簽發(fā)B.打印時，可對簽發(fā)文件內容進行修改

　　C.必須堅持“先核后簽”

　　D.如為代簽應注“代”或“代簽”字樣

　　公文的分類：

　　1、按照制文機關的種類劃分：黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業(yè)單位公文、社會團體公文。

　　2、按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內容、措辭等。

　　3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、秘密公文、內部材料、普通公文5種。

　　4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。 “特提” 電報適用于1日內要辦的緊急事項; “特急” 電報 適用于3日內要辦的緊急事項; “加急” 電報 適用于5日內要辦的較急事項;

　　“平急” 電報 適用于10日內要辦的稍緩事項。

　　緊急公文中的“特急”是指：內容重要并特別緊急，已臨近規(guī)定的辦結時限，需特別優(yōu)先傳遞處理的公文。“急件”是指：內容重要并緊急，需打破工作常規(guī)，優(yōu)先傳遞處理的公文。

　　5、按照使用范圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等全是通用公文;司法類的公文、經(jīng)濟類的公文、新聞類公文、禮儀類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。

　　6、按照規(guī)范性和頒發(fā)程序的規(guī)范程度、行政約束力的強弱劃分：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。

　　規(guī)范性公文有13類14種：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。 非規(guī)范性公文：除規(guī)范性公文以外的公文。常用的非規(guī)范性通用公文有調查報告、工作計劃類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據(jù)類、表格類、大事記等等。 公文處理：收文辦理指對收到公文的辦理過程。

　　包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等程序。

　　發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文的過程。

　　包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

　　公文歸檔：

　　1、需歸檔公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值立卷。

　　2、聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關立卷歸檔。

　　3、歸檔公文應明確保管期限，并按期向檔案部門移交。

　　4、擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　5、個人不得保存應當歸檔的公文。

　　(一)我國行政系統(tǒng)的通用公文文種

　　1.規(guī)范性文件：條例。用于對某一方面的行政工作作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定，***各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”。

　　2.領導指導性文件：命令(令)、決定、指示、批復、通知、通報。

　　3.公布性文件：公告、通告。

　　4.陳述呈請性文件：議案、請示、報告、調查報告

　　5.商洽性文件：函。

　　6.會議文件：會議紀要。

　　(二)中國***機關的通用公文文種

　　1.規(guī)范性文件：條例、規(guī)定。

　　2.領導指導性文件：決議、決定、指示、意見、通知、通報、批復。

　　3.公布性文件：公報。

　　4.陳述呈請性文件：報告、請示。

　　5.商洽性文件：函。

　　6.會議文件：會議紀要。一、公文的格式 公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規(guī)定。公文格式有較強的規(guī)范性：國家

　　有關機關以法規(guī)、規(guī)章、標準等形式對其加以規(guī)范。 公文的格式主要是對載體的規(guī)格尺寸、載體區(qū)域劃分、公文各組成部分的排列次序與編排式樣、文字符號的形體及尺寸等予以規(guī)范。

　　(一)目前我國通用公文的格式

　　1.公文紙一般采用國內通用的16開型，推薦采用國際標準A4型，供張貼公文的用紙幅面尺寸，可根據(jù)實際需要 確定。

　　2.公文紙分為可用以書寫、印刷文字、圖形等符號的圖文區(qū)與不允許出現(xiàn)任何符號的白邊區(qū)兩個區(qū)域，上白邊和左白邊應分別寬于下白邊和右白邊。

　　3.所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排，正文的行長應與圖文區(qū)寬度相等。

　　4.左側裝訂。

　　5.在公文撰寫和印制過程中，各個組成部分的標注編排均需遵循一定的規(guī)范性要求。

　　(二)公文組成部分標注與編排的要求 1.保密等級的標注與編排

　　在文稿上，應根據(jù)公文實際的涉密程度，用漢字“絕密”、“機密”、“秘密”分別予以標注，并加“”， 必要時還要注明保密期限(如機密5年)。在正式發(fā)出的印制本上，保密等級位于公文首頁圖文區(qū)左上角，一般用3號或4號黑體字印刷。

　　2.緊急程度的標注與編排

　　在文稿上，根據(jù)情況分別標注“急”或“特急”。在印制本上，緊急程度位于保密等級的下一行，字體字號與保密等級相同。

　　3.文頭的編排

　　在印刷本上，文頭位于公文首頁上端，約占圖文區(qū)面積的1/3弱，以大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色(一般為紅色，但也可根據(jù)需要用其他顏色)印制，居中排一行。聯(lián)合行文的公文，一個作者占一行。

　　4.發(fā)文字號的標注與編排

　　文稿上，應由有關人員在注發(fā)之后，依照發(fā)文字號登記冊上的式樣，依次標注作者代字、置于方括號中的年份號、順序號。如***1997年第一件發(fā)文即標作：“國發(fā)〔1997〕1號”。一件公文只有一個發(fā)文字號，聯(lián)合行文只標注主辦機關的發(fā)文字號。

　　在印制本上，發(fā)文字號位于公文首頁文頭以下，居中。如有簽發(fā)人時，應居左，兩者排一行。常采用3號或4號仿宋體印刷。發(fā)文字號下應居中印一條長100 mm的細實線。

　　5.簽發(fā)人的編排在印制本上，簽發(fā)人位于發(fā)文字號的同一行，居右側。排印出“簽發(fā)人”字樣后空一格排出簽發(fā)人的姓名，體字號與發(fā)文字號同。

　　6.標題的標注與編排撰寫文稿時，應根據(jù)有關要求正確標注標題：第一，結構要完整;第二，語意要確切;第三，文字應簡練、醒 目。

　　7.主送機關的標注與編排

　　在撰寫文稿時，應將收受并對本文負實際辦理、答復責任的機關的全稱或規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱標出，標注時需注意：除了普發(fā)性公文外，一份公文(特別是上行文)只能以一個機關為主送機關，不能“多頭主送”，除非領

　　導者本人曾有要求，否則不能直接主送領導者，更不能同時直接主送幾位領導者;應準確界定主送機關與抄送機關的區(qū)別，避免僅依據(jù)機關的級別而不是辦理方面的責任確定受文機關中的主送與抄送機關;應正確標注受文機關的名稱，禁止使用不規(guī)范的簡稱或籠統(tǒng)含混的統(tǒng)稱，以免無人承擔實際辦理責任，削弱公文的效用。

　　在印制本上，主送機關位于標題下，從左至右頂格排列機關的名稱，回行繼續(xù)頂格。結尾用冒號。如主送機關不是一個時，應按其性質、級別的輕重高低以及有關規(guī)定或慣例依次排列，機關名稱之間用頓號、逗號或分號分隔，常用3號或4號仿宋體字印刷。

　　二：常用的公文種類

　　決定 通知 通報 報告 請示 函 會議紀要

　　決定的適用范圍是什么，主要有那些種類?

　　決定適用于對重大事項或者重大行動作出決策和安排，獎勵有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。

　　決定的種類主要有：嘉獎決定、處分決定、重大行動安排或重要事項的決定等。

　　報告的適用范圍是什么，主要有哪些種類?

　　報告適用于向上級單位匯報工作、反映情況、回復上級單位詢問或交辦事項、上報有關材料等。

　　報告的種類主要有：工作報告、情況報告、答復報告、報送文件或材料的報告等。

　　請示的適用范圍是什么，主要有哪些種類?

　　請示適用于向上級單位請示或批準。一是超出本單位職責權限，請示上級單位批準的事項;二是下級單位在工作中

　　遇到新情況、新問題，請示上級單位解決或協(xié)助解決困難;三是因某些工作事項比較復雜或涉及不相當隸屬單位，請示上級單位批轉或轉發(fā)所制發(fā)的文件;四是對上級單位有關政策、規(guī)定中未明確的問題或工作中遇到的難以把握和確認的問題，請求上級單位指示或予以明確。

　　請示的種類主要有：請求批準的請示、請求解決問題的請示、請示批轉性的請示和請示指示性的請示。

　　報告與請示有何區(qū)別?

　　一、行文功能不同。報告主要是匯報情況、反映問題等;請示則主要是請示批準、指示和解決問題等。

　　二.處理方式不同。報告屬閱件，可不回復;請示則屬辦件。需要辦理、批復。

　　三.時間要求不同。請示應在事前行文，即所謂“事前請示”;報告一般是報告辦理結果或有關情況，即所謂“事后報告”。

　　通知的適用范圍是什么，主要有哪些種類?

　　通知適用于傳達上級單位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批轉、轉發(fā)和印發(fā)文件，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項等。

　　通知的種類主要有：批轉和轉發(fā)性通知、傳達或部署通知、周知性通知、會議通知、人事任免通知等。

　　通報的適用范圍是什么，主要有哪些種類?

　　通報運用于上級單位向下級單位或者有關單位傳達重要精神、重要情況，表彰先進和批評錯誤等。

　　通報的種類有：表彰通報、批評通報、情況通報等。

　　通知與通報有何區(qū)別?

　　通知和通報都具有知曉性和指導性，其區(qū)別主要體現(xiàn)在周知事項上。通知大都要求貫徹執(zhí)行，使用范圍廣于通報、周知的事項是具體的，具有一定的約束力;通報重在對重要精神和重要情況的傳達，以使有關單位和人員知曉，一般起到引導、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。

　　函的適用范圍是什么，批復有哪些種類?

　　函主要適用于不相隸屬單位之間商洽工作、通報情況、征詢意見、詢問或答復問題，請示批準和答復審批事項等。

　　函的種類主要有：征詢意見函、請示批準函、答復意見和答復審批事項的函。

　　會議紀要的適用范圍是什么，以會議紀要行文主要有哪幾種形式?

　　會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。 以會議紀要行文的形式主要有以下幾種：一是以會議紀要為文中，以單位名義直接行文;二是以通知為文種，印發(fā)會議紀要;三是以會議紀要的特定格式印發(fā)會議紀要，會議紀要標識由“XXXX會議紀要”組成。

　　除上述主要形式外，有時還可以采取分送式，即將會議紀要按會議議定事項涉及的單位分別發(fā)送，涉及單位只收到與本單位有關內容。
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