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規(guī)范的公文體式是用以維護(hù)公文的（規(guī)范的公文體式是用以維護(hù)公文的什么）

發(fā)布時(shí)間：2023-04-24 19:47:35 稿源：創(chuàng)意嶺閱讀： 108

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于規(guī)范的公文體式是用以維護(hù)公文的的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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誰能提供公文寫作規(guī)范？

規(guī)范的公文體式是用以維護(hù)公文的（規(guī)范的公文體式是用以維護(hù)公文的什么）

誰能提供公文寫作規(guī)范？

　　公文的行文規(guī)則
　　公文的行文規(guī)則，是關(guān)于公文制發(fā)的基本原則和基本方法的概括和總結(jié)。
　　1、行文原則。有2條值得注意：（1）“少而精”的原則?！吨袊?**機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第11條明確規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，少而精，可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短?！薄秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》也有同樣規(guī)定。在具體聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作中，也是提倡多人來人往，少文來文往。
　　（2）不以機(jī)關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文原則?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》第22條規(guī)定：“除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送‘請示’、‘意見’和‘報(bào)告’”?！吨袊?**機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》也有相同規(guī)定。直接向領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送公文，有損領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威，違背公文流轉(zhuǎn)辦理程序，從報(bào)送者角度看可以提高效率，但對領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)而言，則損害了效率。就法院而言，領(lǐng)導(dǎo)同志批示、交辦的案件比較多，對于交辦案件，領(lǐng)導(dǎo)同志明確批示“望復(fù)”、“回告結(jié)果”等意思的，可以公文形式對領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送，除此之外，一般不要向領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送公文。
　　2、行文關(guān)系。分為領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系、互不統(tǒng)屬關(guān)系三類。
　　3、行文方式。根據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)劃分，可分為單獨(dú)行文和聯(lián)合行文；根據(jù)接收機(jī)關(guān)劃分，可分為縱向行文（逐級行文、多級行文、越級行文、通行行文）和橫向行文。
　　4、具體要求。（1）恪守隸屬關(guān)系，一般不越級行文?！吨袊?**機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。……不得越級向上級機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。”《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》有相同規(guī)定。允許越級行文的情形：發(fā)生了嚴(yán)重緊急情況；直接上級機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)越級交辦某些事項(xiàng)，同時(shí)指令越級上報(bào)的；詢問只有直接上級機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)才能答復(fù)的某些重要問題或事項(xiàng)，且這些問題和事項(xiàng)與直接上級機(jī)關(guān)沒有任何聯(lián)系的；數(shù)次向直接上級機(jī)關(guān)行文請求解決某項(xiàng)工作中急需解決的問題，但是直接上級機(jī)關(guān)長期不予解決，以致對工作或即將對工作產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響的；等等。
　?。?）明晰發(fā)文權(quán)限，向適宜的對象行文。根據(jù)規(guī)定，黨委和政府可以向各自的上一級或下一級黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權(quán)后，可以向下一級黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設(shè)部門，一般不得向下一級黨委和政府正式行文；其行文對象，包括各自的上一級或下一級黨委、政府的對口部門，以及同級黨委、政府的下設(shè)部門。不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，適用“函”這一商洽性公文，不能采用指令性、指導(dǎo)性和規(guī)范性公文文種。法院公文的行文對象要求是一樣的。
　?。?）尊重機(jī)關(guān)職權(quán)，準(zhǔn)確認(rèn)定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。簡單地說，誰是主管，那么主送就是誰。公文的主送機(jī)關(guān)，一般只能是一個(gè)?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》第21條規(guī)定：“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。第20條規(guī)定：向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級機(jī)關(guān)。第23條規(guī)定：受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一級機(jī)關(guān)?！吨袊?**機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定相同。值得注意的是，有的同志對一些重要公文忽視抄送，導(dǎo)致法院的一些重要工作部署和動(dòng)態(tài)不能及時(shí)被上級和地方有關(guān)機(jī)關(guān)了解和掌握，一定程度上影響了工作的效果。要準(zhǔn)確確定抄送機(jī)關(guān)，需要全面把握公文內(nèi)容和與之有工作聯(lián)系的有關(guān)機(jī)關(guān)，才能做到既不漏送，又不枉送。
　?。?）部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。
　　（5）需要聯(lián)合行文時(shí)，作者應(yīng)是同級機(jī)關(guān)?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》第16條規(guī)定：同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制聯(lián)合行文單位數(shù)量。
　?。?）關(guān)于“請示”的具體規(guī)定?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)一文一事；請示事項(xiàng)涉及其他機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的問題時(shí)，應(yīng)與有關(guān)機(jī)關(guān)協(xié)商一致，如未能達(dá)成一致，需在請示中寫明；請示問題應(yīng)當(dāng)提出明確的意見；請示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；請示不得抄送其下級機(jī)關(guān)；“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。
　　二、公文的格式規(guī)范
　　公文的格式，指的是公文的外觀形式，它既包括組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上的排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則，也包括公文的用紙要求和印制規(guī)范，換言之，公文的格式就是公文的書面結(jié)構(gòu)與公文的用紙和印制規(guī)范的總和，是對公文的文面要求。公文格式的特點(diǎn)具有較強(qiáng)的規(guī)范性。規(guī)范的公文格式有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性，使公文的寫作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不僅增加公文的美學(xué)效果，而且方便對其進(jìn)行閱讀與傳遞、處理，提高工作效率?！吨袊?**機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》分別以一章的篇幅對黨的機(jī)關(guān)和國家行政機(jī)關(guān)公文的格式做了規(guī)定，而由中國標(biāo)準(zhǔn)研究中心和***辦公廳秘書局共同起草、國家質(zhì)監(jiān)局發(fā)布、自2000年1月1日起正式實(shí)施的作為中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》，更是前所未有的，最為全面、具體、細(xì)致、科學(xué)的公文格式標(biāo)準(zhǔn)。為規(guī)范公文的制作和處理，2005年開展“規(guī)范司法行為，促進(jìn)司法公正”專項(xiàng)整改活動(dòng)期間，中院參照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和最高法院有關(guān)規(guī)定，于9月7日制定了《宜昌市中級人民法院公文處理辦法》，編入《規(guī)章制度》一書，就公文的制作、處理進(jìn)行了規(guī)范，作了比較詳細(xì)的規(guī)定。下面分別就公文的發(fā)布形式、書面格式、用紙格式和印裝格式加以介紹。
　?。ㄒ唬┕牡陌l(fā)布形式和適用范圍
　　就法院系統(tǒng)來說，以中院為例，主要有：
　　1、《宜昌市中級人民法院文件（宜市中法發(fā)）》，主要用于傳達(dá)貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，發(fā)布重要的決定、通知等。
　　2、《宜昌市中級人民法院（宜市中法）》，主要用于人事任免、重要會(huì)議及其他事項(xiàng)的通知、批復(fù)、命令、議案、請示、報(bào)告、通報(bào)、函等。
　　3、《宜昌市中級人民法院辦公室文件（宜市中法辦）》，是中院文件的補(bǔ)充形式，主要適用于辦公室根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)、傳達(dá)或代本院發(fā)布某些事項(xiàng)，發(fā)布辦公室職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。
　　4、《傳真電報(bào)（宜市中法明傳、密傳）》，用于中院和中院各部門通知召開會(huì)議、時(shí)效性較強(qiáng)事項(xiàng)、事務(wù)活動(dòng)安排、處理突發(fā)事件的措施等。
　　5、以中院各部門名義制發(fā)的公文，一般使用中院信箋版頭。
　　（二）公文的書面格式
　　公文的書面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》將公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等7個(gè)要素。置于公文首頁紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
　　——眉首。眉首一般由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線等要素組成，實(shí)際上就是置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素。
　　1、公文份數(shù)序號
　　公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號。公文如需標(biāo)識(shí)份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行，采用紅色號碼機(jī)套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序號可寫“001”，最后一份的序號可寫成“100”。標(biāo)識(shí)份數(shù)序號，其主要作用是便利公文的登記、分發(fā)和檢查。
　　2、秘密等級和保密期限
　　秘密等級和保密期限是對涉及黨和國家秘密的公文的保密程度和傳遞處理的要求，是在一定時(shí)間內(nèi)只限于特定范圍的人員知曉的。黨和國家機(jī)關(guān)的公文密級均為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)等級，其中“絕密”、“機(jī)密”兩個(gè)密級的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。絕密是最重要的國家秘密，如果泄露出去會(huì)使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。公文如需標(biāo)識(shí)密級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心有上角第1行，并且標(biāo)識(shí)密級的兩字之間須空1個(gè)字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)密級和保密期限，則兩項(xiàng)同用3號黑體字，并且密級在前，保密期限置后，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，密級和保密期限之間用“★”隔開。標(biāo)注密級的同時(shí)應(yīng)標(biāo)注保密期限，保密期限一般分一年以內(nèi)、一年及一年以上、長期和期限不作標(biāo)注。期限不作標(biāo)注的一般按保密期20年認(rèn)定，如秘密★6個(gè)月、機(jī)密★3年、絕密★長期。
　　3、緊急程度
　　緊急程度是對公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。黨的機(jī)關(guān)公文的緊急程度分為“特急”、“加急”兩種，國家行政機(jī)關(guān)公文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，并且標(biāo)識(shí)緊急程度的兩字之間須空1個(gè)字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)密級、保密期限和緊急程度，則密級和保密期限頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。
　　4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)
　　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，《中國***機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》稱之為“版頭”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成，某些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，不加“文件”字樣，比如“函”；“命令（令）”、“會(huì)議紀(jì)要”除標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱外，還應(yīng)加上文種?！吨袊?**機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：版頭“由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加文件二字或者加括號標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣一般為25mm；上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。“函”的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣距上頁邊的距離為30mm，發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長均為170mm?！懊睿睿钡陌l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為20mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)原則上應(yīng)使用小標(biāo)宋體字和紅色標(biāo)識(shí)，字號以醒目美觀為原則由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排列。即使是聯(lián)合行文機(jī)關(guān)較多，也必須保證公文首頁顯示正文。
　　5、發(fā)文字號
　　發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文字號一般在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行處，用3號仿宋體字標(biāo)注并居中排布。“命令（令）”的發(fā)文字號標(biāo)注在“命令（令）”的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下邊緣空2行居中位置；“會(huì)議紀(jì)要”編號置于“會(huì)議紀(jì)要”標(biāo)識(shí)之下、紅色反線之上正中間。聯(lián)合行文一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。機(jī)關(guān)代字應(yīng)當(dāng)反映發(fā)文機(jī)關(guān)或部門的性質(zhì)。同一機(jī)關(guān)。部門的同一類公文的代字應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，不可有幾種寫法。機(jī)關(guān)代字一般可取機(jī)關(guān)名稱前一個(gè)或兩個(gè)字，但要注意與名稱相近的其他機(jī)關(guān)相區(qū)別。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括?。恍蛱柌痪幪撐唬?不編為001），不加“第”字。
　　6、簽發(fā)人
　　發(fā)文機(jī)關(guān)簽發(fā)簽批公文的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合行文，則有多個(gè)簽發(fā)人，這時(shí)，主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，并使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與其距離為4mm。
　　7、紅色反線
　　紅色反線一般標(biāo)印在發(fā)文字號之下4mm處，其長度與版心等寬（即156mm）。
　　——主體。主體一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、印章、附注等要素組成。
　　1、標(biāo)題
　　公文的標(biāo)題是對公文內(nèi)容的概括和對行文目的的揭示，因而應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確扼要地反映公文的主要內(nèi)容。公文標(biāo)題中除法律、法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號。書寫批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)或貫徹上級機(jī)關(guān)發(fā)出的公文的標(biāo)題，應(yīng)將事由寫清楚，而不能只寫原文發(fā)文字號。下發(fā)行政法規(guī)、規(guī)章的公文標(biāo)題用“發(fā)布”，下發(fā)隸屬機(jī)關(guān)的公文標(biāo)題用“批轉(zhuǎn)”，下發(fā)上級、同級和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文標(biāo)題用“轉(zhuǎn)發(fā)”，?。ㄞD(zhuǎn)）發(fā)“方案”、“計(jì)劃”等沒有抬頭的公文或其他資料性的公文，標(biāo)題中一般不冠原制發(fā)機(jī)關(guān)名稱，而將原制發(fā)機(jī)關(guān)名稱及成文時(shí)間在印發(fā)的原文標(biāo)題**明，并用圓括號括起來。
　　公文標(biāo)題一般標(biāo)識(shí)在紅色反線下空2行處，用2號小標(biāo)宋體字居中排布。如果字?jǐn)?shù)偏多，需要分行排列，分行時(shí)須注意不要把各行上下對齊排成等長，更不得將兩個(gè)字以上的詞拆開排在不同行的首尾，總之標(biāo)題的排布要做到詞義完整、排列對稱、間距恰當(dāng)。
　　2、主送機(jī)關(guān)
　　主送機(jī)關(guān)是指公文的主要接收機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如果主送機(jī)關(guān)較多，則應(yīng)按其性質(zhì)、級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，同性質(zhì)或同級別的機(jī)關(guān)之間用頓號，不同性質(zhì)或不同級別的機(jī)關(guān)之間用逗號。比如***對下行文，其主送機(jī)關(guān)的排列形式是：“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，***各部委、各直屬機(jī)構(gòu)”；中院對下行文，其主送機(jī)關(guān)排列形式一般是：“各基層人民法院，中院各部門”。
　　主送機(jī)關(guān)一般在標(biāo)題下空1行、左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如果主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。向上級機(jī)關(guān)請示只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；向下級部分機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如果發(fā)送機(jī)關(guān)少，可將發(fā)送機(jī)關(guān)名稱全部寫上，發(fā)送機(jī)關(guān)多，可采用“各有關(guān)部門和單位”等辦法概寫。
　　3、正文
　　正文是公文的主體部分。正文應(yīng)置于主送機(jī)關(guān)下一行，用3號仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格；數(shù)字、年份不能回行?！懊睿睿钡恼闹糜诹钐栂驴?行的位置。正文中的人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號；引用外文應(yīng)當(dāng)注明其中文含義；日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日；必須使用國家法定計(jì)量單位。用詞、用字要準(zhǔn)確、規(guī)范，文內(nèi)如果要使用非規(guī)范化簡稱，必須在首次使用全稱的同時(shí)注明簡稱，并且還要注意簡稱在同一篇公文中必須前后統(tǒng)一；公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和在詞、詞組、成語、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，一般應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字；用數(shù)字表示多層次結(jié)構(gòu)序數(shù)，其標(biāo)識(shí)方法為：
　　第一層用“一、”“二、”“三、”……
　　第二層用“（一）”“（二）”“（三）”……
　　第三層用“1、”“2、”“3、”……
　　第四層用“（1）”“（2）”“（3）”……
　　絕對不可以將層次顛倒過來，隨意使用，比如用“（一）”“（二）”“（三）”……作第一層，用“一、”“二、”“三、”……作第二層，等等，這是不允許的。
　　4、附件
　　附件是正文的附屬部分，是補(bǔ)充公文正文內(nèi)容的其他公文或材料（包括圖表）。公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。公文僅二個(gè)附件的只標(biāo)注其名稱，不標(biāo)序號，如有兩個(gè)或兩個(gè)以上附件，則應(yīng)在附件名稱前標(biāo)明序號，序號使用阿拉伯?dāng)?shù)字，比如：
　　附件：（1）XXXXXX
　　附件：（2）XXXXXX
　　如果正文中已寫明附件的名稱，在正文之下可不做附件說明。附件應(yīng)在公文成文日期之后，另起一頁與正文一起裝訂，并在附件左上角第二行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號時(shí)還要標(biāo)識(shí)序號，比如“附件1”、“附件2”等。附件的序號和名稱應(yīng)與公文正文之下的附件說明一致。如果附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號）。
　　需要說明的是，附件并不是每份公文都必須有的，是否附列附件，應(yīng)根據(jù)具體情況和實(shí)際需要決定。
　　5、成文時(shí)間
　　成文時(shí)間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。公文成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“○”，一般置于正文右下方，具體的上下位置依印章來定，左右位置由字?jǐn)?shù)來定。“命令（令）”的成文時(shí)間標(biāo)識(shí)在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字處，“會(huì)議紀(jì)要”的成文時(shí)間居右頂格標(biāo)識(shí)在紅色反線之上右側(cè)。
　　6、印章
　　印章指正文末尾加蓋的發(fā)文機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)同志簽名章，是發(fā)文機(jī)關(guān)對公文表示負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。公文除會(huì)議紀(jì)要、翻印件外，均應(yīng)加蓋印章。應(yīng)加蓋印章的公文，除用“令”發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章，按照法定程序向同級人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)的議案和少數(shù)函件用領(lǐng)導(dǎo)同志簽名章外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報(bào)的公文由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。公文所蓋的印章一定要與發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱一致，因故需用別的印章代替時(shí)，應(yīng)注明“代”字。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間并加蓋印章。成文日期右空4字。加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間。正確的蓋章方式有：（1）下套方式。當(dāng)印章文字環(huán)行排列、下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；（2）中套方式。當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。
　　當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字。主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期。要注意只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。
　　當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋三個(gè)或三個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在成文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。
　　7、附注
　　附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意事項(xiàng)等情況的說明，比如“此件發(fā)至省、軍級”、“此件發(fā)至縣、團(tuán)級”等。公文如有附注，一般用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。公文附注不屬于公文內(nèi)容，標(biāo)注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圓括號標(biāo)注。按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，請示性的公文應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。
　　——版記。版記一般由主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間、份數(shù)、反線等要素組成。版記應(yīng)置于公文的最后一頁（即封四，亦稱封底），版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。
　　1、主題詞
　　主題詞是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，應(yīng)按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞?！爸黝}詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。主題詞應(yīng)先標(biāo)反映公文內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映公文文種的詞。一般情況下，一篇公文可標(biāo)1～5個(gè)主題詞，但最多不超過5個(gè)。主題詞詞目之間不用標(biāo)點(diǎn)分隔，而是彼此間隔一個(gè)字的距離。主題詞應(yīng)置于公文最后一頁的下半部，即成文時(shí)間的右下方以及抄送機(jī)關(guān)的左上側(cè)。
　　2、抄送機(jī)關(guān)
　　公文都必須有的，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容、發(fā)文目的和隸屬關(guān)系嚴(yán)格控制，其排列順序一般為：上級機(jī)關(guān)單排一行，黨政機(jī)關(guān)、軍事機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、民主黨派等合排一行，人大、政協(xié)、法院、檢察院等合排一行，其他單位合排一行。公文如有抄送，則在“主題詞”下一行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時(shí)與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。如果主送機(jī)關(guān)移至“主題詞”之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。
　　3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間
　　印發(fā)機(jī)關(guān)多數(shù)不以行文機(jī)關(guān)名稱出現(xiàn)，而只用機(jī)關(guān)辦公室名稱。印發(fā)機(jī)關(guān)位于抄送機(jī)關(guān)之下（如無抄送機(jī)關(guān)則在“主題詞”之下），占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。
　　4、份數(shù)
　　份數(shù)置于印發(fā)時(shí)間之下，右空3字，用3號仿宋體字和阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。
　　5、反線
　　版記中主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等要素之下分別加一條反線，其寬度等同于版心。
　　（三）公文的用紙格式
　　公文的用紙格式，主要包括公文用紙的主要技術(shù)指標(biāo)和公文用紙的幅面及版面尺寸兩個(gè)基本方面。《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定：“公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷或復(fù)印紙，紙張白度為85％～90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7.5—9.5?！?br/>　　國家機(jī)關(guān)公文用紙的幅面尺寸，《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定：“公文用紙采用GB／f148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm?！碑?dāng)前黨內(nèi)系統(tǒng)公文仍然采用幅面為184mm×260mm的紙張，不夠統(tǒng)一。張貼的公文用紙大小，可根據(jù)實(shí)際需要確定，但應(yīng)保持一定的紙型，如8開型、A4開型等，以便于折疊和裝訂。
　　至于公文用紙的頁邊和版心尺寸，《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定：“公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm”，“公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm”，“版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）”。
　?。ㄋ模┕牡挠⊙b格式
　　公文一律采用從左至右橫寫、橫排的格式。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字，少數(shù)民族文字版的公文應(yīng)按其習(xí)慣書寫和排版。
　　公文的排版規(guī)格，《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定：“正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字?！币粋€(gè)基準(zhǔn)行的距離為一個(gè)3號字的高度加上該3號字高度的7／8倍。
　　公文的制版要求是，版面干凈無底灰，字跡清楚無斷畫，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。
　　公文的印刷要求是，雙面印刷；頁碼應(yīng)套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨要實(shí)而均勻，字面不花、不白、無斷畫，黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％、M80％。
　　公文的裝訂要求是，左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書心不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸訂眼距書心上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。
　　公文的頁碼標(biāo)識(shí)，要求用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)頁碼。

規(guī)范的公文體式是用以維護(hù)公文的（規(guī)范的公文體式是用以維護(hù)公文的什么）