會(huì)議策劃（會(huì)議策劃方案）

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關(guān)于會(huì)議策劃的問題，以下是小編對(duì)此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 1、如何策劃會(huì)議

• 2、會(huì)議策劃前期的準(zhǔn)備工作

• 3、會(huì)議策劃前期需要注意事項(xiàng)

• 4、會(huì)議活動(dòng)策劃的具體要素

一、如何策劃會(huì)議

在工作當(dāng)中，我們經(jīng)常會(huì)開會(huì)，我們作為策劃者，應(yīng)該如何策劃好一個(gè)會(huì)議呢。今天小編就和你一起分享下。

第一，制定好一個(gè)詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃。只有做好好的會(huì)議計(jì)劃，才能讓會(huì)議有序的進(jìn)行，才能有條不紊的進(jìn)行，良好的計(jì)劃是一個(gè)會(huì)議成功的一半。

第二，在會(huì)議計(jì)劃中要考慮到各種因素，比如嘉賓，會(huì)議時(shí)間，用餐等等各種細(xì)節(jié)，只有做好細(xì)節(jié)才能讓整個(gè)工作比較順利。

第三，開始布置會(huì)場(chǎng)了，在會(huì)場(chǎng)放好話筒，放好鮮花，放好茶水，放好紙張和筆，等等各種物品，讓各個(gè)東西都放得非常有序。

第四，各個(gè)職責(zé)的人各司其職，各自做好自己的工作，出現(xiàn)情況及時(shí)的解決處理，領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作，也應(yīng)該及時(shí)的辦理，這樣能保障會(huì)議的進(jìn)行。

第五，做好后勤工作，定時(shí)給倒水，定時(shí)的打掃衛(wèi)生，并且能處理各種應(yīng)急事件，做好井井有條，讓會(huì)議比較順利的進(jìn)行。

第六，做好會(huì)議的記錄，這樣才能很好的歸檔，有利于給領(lǐng)導(dǎo)呈現(xiàn)出來，同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議就寫好個(gè)人的會(huì)議總結(jié)，總結(jié)自己的得與失。

第七，會(huì)議散場(chǎng)后，我們要做好會(huì)議后的工作，比如打掃衛(wèi)生，比如拿下橫幅，送一些嘉賓之類的工作。處理好這些雜事。

二、會(huì)議策劃前期的準(zhǔn)備工作

為了確保會(huì)議成功，必須在會(huì)議前做充分的準(zhǔn)備，會(huì)議成功的關(guān)鍵在于會(huì)議前的周密策劃。會(huì)議策劃的準(zhǔn)備工作是否充分，可以為會(huì)議策劃的成功奠定良好的基礎(chǔ)。為了使會(huì)議策劃成功，我們必須為會(huì)議策劃做好以下準(zhǔn)備工作。

1、會(huì)場(chǎng)的預(yù)約和布局根據(jù)會(huì)議級(jí)別和會(huì)議的具體情況，選擇會(huì)議地點(diǎn)并提前預(yù)約，安排會(huì)議地點(diǎn)的布局，精心設(shè)計(jì)所有細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會(huì)議所需的所有設(shè)備，并提前放置在指定地點(diǎn)，同時(shí)還要提前調(diào)試好設(shè)備和彩排演練，以確保會(huì)議順利進(jìn)行。

2、會(huì)議資料的準(zhǔn)備根據(jù)會(huì)議的具體需求設(shè)計(jì)會(huì)議資料的風(fēng)格、內(nèi)容和圖案，并提前將會(huì)議資料送到會(huì)場(chǎng)。當(dāng)會(huì)議材料很多時(shí)，可以根據(jù)會(huì)議策劃安排會(huì)議材料的順序，最好將它們裝訂成冊(cè)編好碼，以供參與者閱讀。此外，如果有必要向參加者分發(fā)紀(jì)念品或禮品，則應(yīng)與會(huì)議資料一起準(zhǔn)備好并在會(huì)議資料袋中分發(fā)給參加者。

3、策劃會(huì)議基本流程在正式會(huì)議開始之前，通常會(huì)有介紹會(huì)議的總體流程，在正常情況下，如果沒有會(huì)議主持人，則由會(huì)議組織者介紹會(huì)議流程。策劃的會(huì)議通常分為工作報(bào)告階段、討論階段和工作安排階段。會(huì)議的基本流程將組織為正式文件，作為會(huì)議主持人的材料裝訂好，明白基本流程可以讓參與者更輕松地參加會(huì)議。

4、會(huì)議通知會(huì)議通知作為會(huì)議策劃的一部分顯然是必不可少的，如果是公司內(nèi)部會(huì)議，可以根據(jù)公司的通信系統(tǒng)通知與會(huì)人員，如果公司有外部合作伙伴，可以通過電話、短信或電子郵件的形式通知另一方，通知的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)要說明會(huì)議議程、與會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等，并盡量簡(jiǎn)明扼要。

會(huì)議策劃的準(zhǔn)備工作還包括會(huì)議的發(fā)起、會(huì)議議程的擬定以及與會(huì)議策劃前期準(zhǔn)備工作有關(guān)的一些技術(shù)問題。

三、會(huì)議策劃前期需要注意事項(xiàng)

經(jīng)常舉辦會(huì)議的朋友們，經(jīng)常在苦惱會(huì)議舉辦前期的工作如何安排妥當(dāng)？需要注意哪一些重要事項(xiàng)？星界會(huì)務(wù)通過經(jīng)驗(yàn)來給大家說說：會(huì)議策劃前期應(yīng)當(dāng)注意哪些方面？

星界會(huì)務(wù)一直專注于推動(dòng)會(huì)務(wù)產(chǎn)品和會(huì)務(wù)服務(wù)的系統(tǒng)化和市場(chǎng)透明化，提供全球各國(guó)會(huì)議場(chǎng)地、舞臺(tái)搭建、燈光音響、禮儀模特、嘉賓出席（專家、學(xué)者、政要及企業(yè)名流等）、演繹節(jié)目、租車服務(wù)、周邊旅游以及會(huì)務(wù)承辦公司等全流程會(huì)務(wù)服務(wù)，致力于打造全球一體化的會(huì)務(wù)資源國(guó)際服務(wù)平臺(tái)。

會(huì)議策劃醞釀期間注意事項(xiàng)：

  會(huì)議策劃一、及早動(dòng)手。通常一個(gè)大型國(guó)際會(huì)議的構(gòu)思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個(gè)漸進(jìn)的過程。在構(gòu)思和醞釀階段中，策劃的雛形實(shí)際上也在形成，只是待籌備進(jìn)行到一定階段時(shí)，人們要求看到工作設(shè)想和實(shí)施方案，正式的策劃才破繭而出。經(jīng)驗(yàn)表明，策劃宜早不宜遲，原因是需留出討論、修改和審批的充分時(shí)間。

會(huì)議策劃二、全面考慮。國(guó)際會(huì)議的準(zhǔn)備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時(shí)疏漏在將來造成損失。如會(huì)議主題選擇不當(dāng)就可能使會(huì)議談不起來；如時(shí)間選擇不當(dāng)，正值寒冬或酷暑，就會(huì)使與會(huì)者叫苦不迭；如會(huì)場(chǎng)未選合適，會(huì)議服務(wù)跟不上來，就會(huì)使會(huì)議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應(yīng)對(duì)策劃者求全責(zé)備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關(guān)鍵環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)大的閃失。

會(huì)議策劃三、訂出落實(shí)的時(shí)間表。為了保證策劃能按時(shí)實(shí)施，必須訂出各階段任務(wù)的具體落實(shí)時(shí)間表。這一時(shí)間表是督促檢查的依據(jù)，也是掌握進(jìn)度，調(diào)整快慢的準(zhǔn)繩。

下面是確定時(shí)間后會(huì)議策劃注意事項(xiàng)：

一、會(huì)議資料準(zhǔn)備注意事項(xiàng)

1、在具備條件的前提下將參會(huì)人員的資料按每人次準(zhǔn)備好，注意區(qū)分參會(huì)人員的角色（如分成會(huì)議主持、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)普通人員），資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。

2、會(huì)議資料較多時(shí)，需要按照會(huì)議議程將會(huì)議資料按次序排放，最好裝訂成冊(cè)，編好頁(yè)碼，方便參會(huì)人員閱讀。

3、當(dāng)參會(huì)各人員因角色不同需要不同的資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照人員或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)注資料歸屬人員或單位，方便參會(huì)人員領(lǐng)取。

4、若需要給參會(huì)人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品等，應(yīng)當(dāng)與會(huì)議資料一同準(zhǔn)備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會(huì)人員。

二、會(huì)議通知注意事項(xiàng)

會(huì)議通知分為：口頭通知和書面通知

口頭通知只適用于參會(huì)人員較少的非正式會(huì)議

書面會(huì)議通知需注意以下幾點(diǎn)：

1、正式的書面會(huì)議通知應(yīng)包含：簡(jiǎn)要的會(huì)議議程說明、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等。

2、書面會(huì)議通知應(yīng)通過正式途徑發(fā)送給參會(huì)人員，如邀請(qǐng)函、電子郵箱等，如有必要可另行電話通知參會(huì)人員。

三、會(huì)議議程安排注意事項(xiàng)

1、正式會(huì)議開始時(shí)一般需要介紹會(huì)議整體流程，將會(huì)議分為幾項(xiàng)內(nèi)容，如工作匯報(bào)階段、討論階段、工作安排階段等。會(huì)議流程介紹需要整理成正式文檔作為會(huì)議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會(huì)議主持人的情況下可有會(huì)議組織人員介紹會(huì)議流程。

2、安排會(huì)議議程時(shí)應(yīng)考慮到會(huì)議時(shí)間，盡量將會(huì)議時(shí)段安排在正常工作時(shí)段內(nèi)，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的會(huì)議或者占用中晚餐時(shí)間的會(huì)議需要考慮是否安排餐宿問題。

四、會(huì)場(chǎng)布置注意事項(xiàng)

1、正式會(huì)議的會(huì)場(chǎng)應(yīng)提前安排好，并在書面會(huì)議通知中告知參會(huì)人員。

2、正式會(huì)議一般需要安排好參會(huì)人員的坐席并準(zhǔn)備好參會(huì)人員的銘牌，在會(huì)議開始前排好坐席及銘牌。

3、對(duì)于安排好坐席的會(huì)場(chǎng)，應(yīng)提前將會(huì)議資料袋擺放在坐席上。 

4、需要用到視頻放映或者開視頻會(huì)議時(shí)，要調(diào)試好會(huì)場(chǎng)的投影儀、調(diào)音臺(tái)、幕布、麥克風(fēng)等器械。

5、注意各項(xiàng)會(huì)場(chǎng)的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實(shí)際情況調(diào)整好。 

6、會(huì)議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好各項(xiàng)會(huì)議記錄工具，如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等，以便于在會(huì)后做好會(huì)議總結(jié)工作。

五、現(xiàn)場(chǎng)簽到注意事項(xiàng)

1、會(huì)議開始前在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)立接待處，準(zhǔn)備好簽到表，對(duì)參會(huì)人員簽到。

2、禮儀小姐應(yīng)做好貴賓的簽到及指引工作。

通過以上的幾點(diǎn)我們對(duì)于會(huì)議策劃醞釀到確定及前期會(huì)議策劃的注意事項(xiàng)，感謝大家關(guān)注星界會(huì)務(wù)，一個(gè)專業(yè)專注會(huì)務(wù)舉辦，一站式舉辦各大中型會(huì)務(wù)舉辦服務(wù)提供商！

四、會(huì)議活動(dòng)策劃的具體要素

會(huì)議活動(dòng)策劃是一個(gè)非常豐富的概念，任何微小的遺漏都會(huì)給活動(dòng)的結(jié)果帶來不可預(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)。那么，如何為成功的會(huì)議活動(dòng)做準(zhǔn)備？會(huì)議活動(dòng)策劃的要素是什么？實(shí)際上，會(huì)議活動(dòng)的計(jì)策劃遠(yuǎn)非如此簡(jiǎn)單，是一個(gè)內(nèi)容非常豐富的概念，并且是確保會(huì)議活動(dòng)成功的前提。

1、會(huì)議活動(dòng)目的制定會(huì)議活動(dòng)目的需要對(duì)傳播主題進(jìn)行準(zhǔn)確的分析。因此，在策劃會(huì)議活動(dòng)之前，有必要診斷企業(yè)形象的現(xiàn)狀，以便為選定的活動(dòng)目標(biāo)和方法提供依據(jù)。一般而言，會(huì)議活動(dòng)的目標(biāo)應(yīng)服從建立企業(yè)形象的總體目標(biāo)，會(huì)議活動(dòng)的目標(biāo)應(yīng)明確、具體、可行和可操作。確定目的意味著知道如何選擇最接近、最安全的道路。

2、會(huì)議活動(dòng)主題會(huì)議活動(dòng)的主題是會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容的高級(jí)別摘要，并且在整個(gè)會(huì)議活動(dòng)中起著指導(dǎo)作用。主題設(shè)計(jì)是否出色和恰當(dāng)對(duì)會(huì)議活動(dòng)的有效性有很大影響。這個(gè)被提取出來的主題具有獨(dú)特性、關(guān)聯(lián)性且易于傳播，它可以輕松地將活動(dòng)推向高潮，即使隨著時(shí)間的流逝，仍然鮮活。表達(dá)主題的方式有很多種，可以是口號(hào)、聲明或表白。會(huì)議活動(dòng)的主題設(shè)計(jì)看起來很簡(jiǎn)單，但并不容易。一個(gè)好的活動(dòng)主題設(shè)計(jì)需要考慮會(huì)議活動(dòng)目標(biāo)、會(huì)議信息的特征以及會(huì)議的公眾心理。

3、參加會(huì)議活動(dòng)對(duì)象參加會(huì)議活動(dòng)對(duì)象是指分析和定位目標(biāo)受眾，針對(duì)不同的目標(biāo)客戶，會(huì)議活動(dòng)以不同的方式進(jìn)行。因此，只有確定了目標(biāo)客戶后才能制定有效的會(huì)議活動(dòng)策劃。經(jīng)濟(jì)條件、生活習(xí)慣、價(jià)值觀、興趣要求等方面的差異將導(dǎo)致目標(biāo)客戶群體呈現(xiàn)出不同的特征。簡(jiǎn)而言之，對(duì)目標(biāo)客戶群的理解越透徹，公關(guān)目標(biāo)就越有針對(duì)性，實(shí)施效果就越好。會(huì)議活動(dòng)的策劃不是一項(xiàng)單一的工作，而是計(jì)劃性的過程，以創(chuàng)造性的方式解決復(fù)雜和特定的問題，當(dāng)然，所有這些過程都需要強(qiáng)大的執(zhí)行力，否則之前所做的所有努力都是徒勞的。

以上就是小編對(duì)于會(huì)議策劃問題和相關(guān)問題的解答了，如有更多相關(guān)問題，可撥打網(wǎng)站上的電話，或添加微信。

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