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杭州大型會議策劃技巧（杭州會議活動策劃設計搭建）

發(fā)布時間：2023-04-18 05:27:10 稿源：創(chuàng)意嶺閱讀： 50

大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關于杭州大型會議策劃技巧的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

1、舉辦大型國際會議的籌備工作有哪些，要注意什么
2、舉辦大型會議時需要注意什么問題嗎
3、會議策劃需要注意哪些問題？
4、會議策劃前期需要注意事項

杭州大型會議策劃技巧（杭州會議活動策劃設計搭建）

一、舉辦大型國際會議的籌備工作有哪些，要注意什么

大型國際會議策劃一般都不簡單，自己策劃又容易出錯，忙了半天宴啟，沒有效果，錢還花了很多，可以找一個專業(yè)的會議腔輪策劃公司給你提供定制化會議執(zhí)行方案，從務策劃+設備租賃+舞臺搭建+燈光調(diào)整+視覺設晌圓如計一站式服務，省時省力，價格也比較合適。

二、舉辦大型會議時需要注意什么問題嗎

所謂會議策劃，它是一種資源的整合與配置過程，都是在控制會議風險的基礎上，使會議效果最佳。那么大型的會議活動需要注意什么呢？分析如下：

首先是舉辦活動應本著講求實效、突出特色的原則，避免雷同、重復?；顒討霸缁I劃與確定。邀請國外、境外人士前來參加活動，至少于半年前發(fā)出邀請，寄送項目說明資料。會務準備時列出物資清單為佳，同時派專人落實和保管，以免遺忘或者遺失；

其次一般要準備主席臺領導席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研會旗幟讓明，國歌磁帶等；大型活動還須設簽到席，派專人負責簽到；由多個機構共同舉辦的活動，要嫌滑租事先明確各自職責芹兆分工，避免多頭指揮、多頭對外。確定開幕時間應充分考慮當?shù)亟煌ā夂蚣肮ぷ髁晳T等因素，開幕式盡量按原定時間舉行，避免時間過長。

最后一般至少需要提前2小時進入會場，留足布置會場的時間，與會人員需要提前半小時開始入場。領導嘉賓需要事先聯(lián)系好小的會議室，提前到者先引導到小會議室休息，活動正式開始時再引導入會場.開幕式主持人應以適當方式說明自己的身份（請禮儀小姐擔任主持人除外）。

三、會議策劃需要注意哪些問題？

根據(jù)會議的級別和具體情況不同，首先要做好會議主題的擇定，再根據(jù)不同的會議模式，做好會議議程的安排。31會議網(wǎng)提醒您做會議策劃需要注意以下幾點。

1、會議接待

找一家擁有豐富的會務接待經(jīng)驗和專業(yè)的會務公司，他們可以提供各種類型的會議服務咨詢，可以根據(jù)您的會議目的、日期、房、餐標準，人數(shù)、出發(fā)地、財務預算及其他各種的特殊項目要求制作一項屬于您的會務策劃，為您提供所需了解的會議主辦地的有關情況。

2、會議場地布置

根據(jù)會議的人數(shù)和目的，找到合適場地布置方式。您可以選擇室內(nèi)、室外、課桌式、宴會式、劇院式、長桌式、U形式、圓形式、回形式、橢圓形式等各種臺形布置。也可以讓會務公司根據(jù)您要求的效果來設計特別的臺形，并為您的會議場地增加橫幅、廣告畫、產(chǎn)品展式柜、鮮花和天鵝絨的桌布，再放上礦泉水和潤喉糖，讓您的會場更顯尊貴。

3、會務設備

一般性的會議設備有：主席臺、演講臺、無線(有線)麥克、白板、紙筆、屏幕、幻燈機、多媒體投影儀、背景板、指示牌、簽到臺等，高等級的會議將根據(jù)要求提供專業(yè)舞臺、音響擴音系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、演出燈光系統(tǒng)、視聽設備、電視墻等。

4、廣告產(chǎn)品設計與制作

安排設計會議產(chǎn)品展示，印刷邀請函和胸卡會議主題或產(chǎn)品介紹書。

5、會后總結

為使會議有一個更圓滿的效果，要花功夫整理會務資料，統(tǒng)計客戶名單、地址、整理歸檔客戶反饋意見、總結會議意見，安排客戶返回等。

四、會議策劃前期需要注意事項

經(jīng)常舉辦會議的朋友們，經(jīng)常在苦惱會議舉辦前期的工作如何安排妥當？需要注意哪一些重要事項？星界會務通過經(jīng)驗來給大家說說：會議策劃前期應當注意哪些方面？

星界會務一直專注于推動會務產(chǎn)品和會務服務的系統(tǒng)化和市場透明化，提供全球各國會議場地、舞臺搭建、燈光音響、禮儀模特、嘉賓出席（專家、學者、政要及企業(yè)名流等）、演繹節(jié)目、租車服務、周邊旅游以及會務承辦公司等全流程會務服務，致力于打造全球一體化的會務資源國際服務平臺。

會議策劃醞釀期間注意事項：

會議策劃一、及早動手。通常一個大型國際會議的構思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個漸進的過程。在構思和醞釀階段中，策劃的雛形實際上也在形成，只是待籌備進行到一定階段時，人們要求看到工作設想和實施方案，正式的策劃才破繭而出。經(jīng)驗表明，策劃宜早不宜遲，原因是需留出討論、修改和審批的充分時間。

會議策劃二、全面考慮。國際會議的準備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時疏漏在將來造成損失。如會議主題選擇不當就可能使會議談不起來；如時間選擇不當，正值寒冬或酷暑，就會使與會者叫苦不迭；如會場未選合適，會議服務跟不上來，就會使會議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應對策劃者求全責備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關鍵環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)大的閃失。

會議策劃三、訂出落實的時間表。為了保證策劃能按時實施，必須訂出各階段任務的具體落實時間表。這一時間表是督促檢查的依據(jù)，也是掌握進度，調(diào)整快慢的準繩。

下面是確定時間后會議策劃注意事項：

一、會議資料準備注意事項

1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準備好，注意區(qū)分參會人員的角色（如分成會議主持、參會領導、參會普通人員），資料按照人員角色分別準備。

2、會議資料較多時，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。

3、當參會各人員因角色不同需要不同的資料時，應當按照人員或單祥數(shù)位將資料以文件袋裝好標注資料歸屬人員或單位，方便參會人員領取。

4、若需要給參會人員發(fā)放紀念品或禮品等，應當與會議資料一同準備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會人員。

二、會議通知注意事項

會議通知分為：口頭通知和書面通知

口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議

書面會議通知需注意以下幾點：

1、正式的書面會議通知應包含：簡要的會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點等。